Messaggio di assenza per WhatsApp: 5 esempi di risposta automatica per WhatsApp Business pronti da copiare

In breve: il messaggio di assenza su WhatsApp si imposta dall'app gratuita WhatsApp Business (Strumenti attività, poi Messaggio d'assenza), dove scrivi il testo, scegli quando inviarlo (sempre, in un periodo programmato o fuori dall'orario di attività) e a chi. WhatsApp normale non ha alcuna risposta automatica. Il messaggio deve dire tre cose in meno di 300 caratteri: la data di rientro, chi contattare nel frattempo e quando risponderai. Mai il motivo. Qui sotto cinque esempi da copiare con un clic: formale, essenziale e riservato, per il team, chiusura aziendale e fuori orario.

In Italia WhatsApp non è un'app: è il posto dove il lavoro succede davvero. Il gruppo del ristorante con i turni, il cliente che manda un vocale alle 23, il collega che chiede "domani ci sei?". Lo usano più di tre miliardi di persone al mese nel mondo e la sola app WhatsApp Business ha superato i 200 milioni di utenti mensili: per molti clienti e colleghi il tuo numero WhatsApp è la prima porta a cui bussano, ben prima dell'email. Per questo, quando vai in ferie, la risposta automatica sulla posta è solo metà del lavoro: il telefono continua a vibrare, e un messaggio lasciato sulla doppia spunta blu per dieci giorni fa peggio di qualsiasi fuori ufficio. Questa guida spiega come funziona la risposta automatica di WhatsApp Business, cosa scrivere, e cinque esempi di messaggio di assenza per WhatsApp da incollare in trenta secondi. È il gemello, sul canale chat, del nostro articolo sul messaggio di assenza per email.

Cosa deve dire un messaggio di assenza su WhatsApp

Una chat non è un'email. La gente la legge sul telefono, tra una cosa e l'altra, quindi le regole della risposta automatica diventano più severe. Restano i tre elementi essenziali: la data di rientro, scritta per esteso ("lunedì 12 maggio", non "12/05", perché i tuoi contatti potrebbero essere all'estero), un contatto alternativo per ciò che non può aspettare, e una promessa su quando risponderai. Poi taglia tutto il resto. Niente motivo dell'assenza: ferie, un giorno di malattia o un congedo non riguardano nessuno, e i dati sulla salute sono dati personali ai sensi del GDPR. Niente link, che in un messaggio automatico sembrano phishing. Niente scuse. E, dato che il messaggio arriva a chiunque ti scriva (clienti, fornitori, sconosciuti, l'occasionale truffatore), niente che non diresti a un estraneo. Due o tre righe sono la lunghezza giusta: sotto i 300 caratteri sta in una schermata senza "leggi tutto". Un problema che l'email non aveva: il numero di telefono del contatto alternativo. Indica il fisso dell'ufficio o un collega che ha dato il suo accordo, mai un numero personale senza chiedere.

Come impostare la risposta automatica su WhatsApp Business

Il messaggio d'assenza è una funzione di WhatsApp Business. L'app è gratuita, funziona con un normale numero di telefono e convive con l'app personale sullo stesso telefono se usi due numeri. La configurazione richiede due minuti:

1. Apri gli Strumenti attività. Su Android tocca i tre puntini in alto a destra, poi Strumenti attività; su iPhone tocca Impostazioni, poi Strumenti attività. Nelle versioni più recenti c'è una scheda Strumenti in basso.
2. Tocca Messaggio d'assenza e attiva "Invia messaggio d'assenza".
3. Scrivi il testo. Incolla uno degli esempi qui sotto e sostituisci i segnaposto tra parentesi quadre.
4. Scegli la programmazione. Tre opzioni: Invia sempre (per le ferie: ricordati di disattivarlo al rientro), Programmazione personalizzata (da una data e ora di inizio a una di fine, la scelta migliore per le ferie perché si spegne da sola) oppure Fuori dall'orario di attività, che usa gli orari impostati nel profilo aziendale.
5. Scegli i destinatari: tutti, chi non è in rubrica (i clienti ma non i colleghi) oppure tutti tranne i contatti selezionati (il team, la famiglia). Salva.

Due dettagli che fregano molti. Il messaggio d'assenza parte dal tuo telefono, quindi serve una connessione internet attiva: un telefono spento per due settimane non invia nulla. E ogni contatto lo riceve al massimo una volta ogni 24 ore, così nessuno si vede arrivare la stessa risposta quattro volte in un pomeriggio. Se la tua azienda risponde ai clienti da un numero condiviso tramite la WhatsApp Business Platform (l'API usata dagli strumenti di messaggistica per le aziende, come Callbell), il messaggio d'assenza si configura invece in quello strumento come regola di risposta automatica, di solito con veri orari di apertura e lo smistamento a chi è di turno.

E su WhatsApp normale?

Su un account WhatsApp personale la risposta automatica non esiste, e nessuna impostazione è in arrivo. Le opzioni sono tre. Spostare il numero su WhatsApp Business (gratis, le chat vengono migrate, ma i contatti vedranno un profilo aziendale e l'etichetta "Account aziendale"). Aggiornare la riga "Info" ("Assente fino a lunedì 12 maggio") e pubblicare uno stato: costa niente, ma nessuno lo controlla prima di scriverti. Oppure fissare un messaggio in alto nei gruppi di lavoro che contano prima di partire, che è ciò di cui la maggior parte delle persone ha davvero bisogno. Quello che non dovresti fare è installare una delle app di terze parti "risposta automatica per WhatsApp": funzionano leggendo ogni notifica del telefono, un problema di privacy per te e per chiunque ti scriva, e una violazione dei termini di WhatsApp che può far bannare il numero.

Esempio 1: il formale classico

Per un numero rivolto ai clienti: cortese, completo, zero rischi di tono. Va bene per un giorno e per tre settimane.

Buongiorno, grazie per il messaggio. Sarò assente dall'ufficio fino al [data di rientro] e risponderò al mio rientro.
Per le urgenze può contattare [nome collega] al [numero di telefono] o all'indirizzo [email].

Esempio 2: essenziale e riservato

La versione più sicura, e quella che sceglieremmo di default: una data di rientro, un contatto, niente da rivelare. Ricorda che questa risposta arriva anche agli sconosciuti.

Ciao, sono assente fino al [data di rientro] e ti rispondo al rientro.
Per le urgenze: [nome collega], [numero di telefono].

Esempio 3: per il team

Se sul tuo WhatsApp ci sono soprattutto colleghi, il messaggio d'assenza è in realtà una nota di passaggio di consegne. Di' chi copre cosa, e indica l'unico posto dove tutti possono vedere chi c'è: il piano ferie del team o il calendario condiviso. Invialo a "tutti tranne" i clienti, se usi lo stesso numero per entrambi.

Ciao! Sono in ferie fino al [data di rientro] e non leggo i messaggi.
Per [progetto o area] c'è [nome collega]; tutto il resto aspetta il mio rientro. Chi c'è e chi manca lo trovate sul calendario del team, come sempre.

Esempio 4: chiusura aziendale per ferie

Per il numero condiviso di un negozio, un ristorante, uno studio o un ambulatorio che chiude ad agosto o tra Natale e l'Epifania. Date per esteso, una data di riapertura e un solo canale per le emergenze che qualcuno presidi davvero.

[Nome azienda] è chiusa per ferie dal [data di inizio] al [data di fine]. Riapriamo il [data di riapertura] e risponderemo a tutti i messaggi in ordine di arrivo.
Solo per le emergenze: [numero o email presidiati]. Grazie e buone vacanze!

Esempio 5: fuori orario (diritto alla disconnessione)

Non per le ferie, ma per ogni sera e ogni weekend: il messaggio d'assenza come strumento di diritto alla disconnessione, che la legge sul lavoro agile riconosce a chi lavora in smart working e che molti CCNL hanno esteso a tutti. Impostalo su "Fuori dall'orario di attività" e definisci una volta per tutte gli orari nel profilo aziendale: la risposta spiega, con garbo e in automatico, che il messaggio sarà letto domani. Per un ufficio HR è la policy più economica che metterai mai in piedi.

Grazie per il messaggio! Mi hai scritto fuori dall'orario di lavoro ([orario], dal lunedì al venerdì). Lo leggerò [prossimo giorno lavorativo] come prima cosa.
Se non può aspettare: [contatto alternativo].

La risposta automatica è per chi sta fuori; il team dovrebbe già saperlo

Ecco la scoperta HR nascosta in questo articolo. Un messaggio d'assenza è un buon modo per dire a un cliente che sei via. È un pessimo modo per farlo scoprire ai colleghi: se un collega viene a sapere della tua settimana di ferie da una risposta automatica su WhatsApp, l'azienda non ha un processo, ha solo una chat. Lo stesso vale per la richiesta. "Posso prendere venerdì?" mandato su WhatsApp alle 23:14 riceve un pollice in su, viene dimenticato entro giovedì e non arriva mai a chi fa i turni. È il problema che risolve un gestionale ferie. Con Bueggio HR le persone chiedono le ferie dal telefono in una decina di secondi (una web app, niente da installare), il responsabile approva con un tocco dalla notifica, da Slack o da Microsoft Teams, e l'assenza compare su un calendario condiviso che tutti possono leggere. Le ferie approvate si sincronizzano con Google Calendar e Outlook, così chi organizza le riunioni le vede prima di premere invia, e con Slack collegato lo stato "fuori ufficio" con la data di rientro si imposta da solo e sparisce al rientro, senza mai rivelare il tipo di assenza. Il messaggio d'assenza su WhatsApp diventa l'ultimo passo di un processo, invece dell'unico. Se il tuo team tiene ancora traccia delle assenze in un gruppo chat, le nostre guide su come tenere traccia delle ferie e sul software per la gestione delle ferie spiegano il passaggio, che costa 1,30 € per utente al mese con il primo mese gratis, senza carta di credito. Se il tuo team vive su Slack, dai un'occhiata anche alle migliori app Slack per team remoti.

Domande frequenti

Si può impostare una risposta automatica su WhatsApp normale?

No. WhatsApp personale non ha alcuna risposta automatica: solo lo stato e la riga "Info", che nessuno legge prima di scriverti. Messaggio d'assenza, messaggio di benvenuto e risposte rapide esistono solo nell'app gratuita WhatsApp Business. Puoi spostare il tuo numero su WhatsApp Business in pochi minuti conservando le chat, con l'avvertenza che i contatti vedranno un profilo aziendale. Le app di terze parti che promettono la "risposta automatica per WhatsApp" leggono tutte le notifiche del telefono: un rischio per la privacy e una violazione dei termini di WhatsApp, meglio evitarle.

Nel messaggio di assenza su WhatsApp devo scrivere perché sono assente?

No. Bastano la data di rientro e un contatto per le urgenze; il motivo di un'assenza è un'informazione personale, e se sei in ferie, in malattia o in congedo non riguarda nessuno fuori dal tuo team. I dettagli legati alla salute sono dati che il GDPR tratta con particolare riguardo, e il messaggio d'assenza di WhatsApp arriva a chiunque ti scriva, sconosciuti compresi. "Sono assente fino al [data]" è completo, professionale e sicuro.

Il messaggio d'assenza parte anche se il telefono è spento?

Non in modo affidabile. WhatsApp Business invia il messaggio d'assenza dal tuo dispositivo, quindi serve una connessione internet attiva: con il telefono spento o in modalità aereo per una settimana, nessuno riceve la risposta. Lascia il telefono acceso sul Wi-Fi di casa, oppure tieni il numero collegato a WhatsApp Web su un computer che resta acceso. Lo stesso contatto riceve la risposta al massimo una volta ogni 24 ore, quindi chi ti scrive due volte in un giorno non viene tempestato.

In sintesi

Scegli l'esempio adatto al tuo numero, sostituisci i segnaposto, imposta una programmazione personalizzata con una data di fine e salva: due minuti, e il telefono risponde al posto tuo finché non torni. Poi fatti la domanda scomoda: questa risposta automatica è l'unica parte delle ferie per cui la tua azienda ha un processo? Se sì, Bueggio HR si occupa del resto (richieste, approvazioni, calendario condiviso, calendari e Slack), così il messaggio d'assenza su WhatsApp è davvero l'ultima cosa che fai prima di partire. Provalo gratis per un mese.