Guida all'acquisto · edizione 2026
Tutto quello che serve per valutare un software di gestione ferie e permessi, convincere titolare, amministrazione e IT, e cambiare sistema senza perdere un solo saldo. Sette passi, una scorecard e una checklist da stampare.
Gratis, senza lasciare l'email
Seguili in ordine insieme a chi approva l'acquisto. Ogni passo elenca le domande da fare a ogni fornitore e poi come risponde Bueggio HR, così puoi giudicare anche noi con lo stesso metro.
Passo 1
Prima di confrontare i software, metti per iscritto quanto ti costa il sistema attuale. Conta le ore passate a rispondere a «quanti giorni mi restano?», a correggere formule sbagliate e a rincorrere approvazioni in chat, ed elenca gli incidenti dell'ultimo anno: due persone in ferie nella stessa settimana critica, un saldo contestato, un giorno di malattia mai registrato.
Bueggio HR sostituisce il foglio Excel, le catene di email e il calendario condiviso con un unico flusso: richiesta, approvazione, planning. I saldi sono calcolati, mai digitati a mano, e ogni richiesta conserva lo storico di chi ha fatto cosa e quando.
Passo 2
La maggior parte delle aziende compra più del necessario. Separa le funzioni che userai ogni settimana da quelle che fanno solo bella figura in una demo. Per la gestione ferie, l'elenco delle indispensabili è breve e molto concreto.
Tutto questo è incluso nel piano unico: tipologie di assenza personalizzate con emoji e colori, pro rata, riporto delle ferie residue con scadenza, mezze giornate, settimana lavorativa personale, allegati obbligatori, tetto di assenze per reparto e blocco date. Cosa non fa, per scelta: buste paga, fogli ore, turni o valutazioni delle prestazioni.
Passo 3
In Italia le ferie non si esauriscono in «X giorni l'anno»: c'è il minimo legale di 4 settimane (D.Lgs. 66/2003), ci sono ROL ed ex-festività previsti dal CCNL, e la malattia va collegata al numero di protocollo del certificato INPS. Un gestionale che conosce solo un monte giorni rimanda i casi difficili al foglio Excel. Se hai persone anche all'estero (Francia, Spagna, Regno Unito), verifica le regole di ogni paese in cui lavorano.
Le festività di oltre 45 paesi sono già incluse, con calendari regionali e chiusure aziendali, e ogni persona può avere il proprio paese di riferimento. Italia, Francia e Spagna hanno le regole più approfondite: saldi orari di ROL ed ex-festività con numero del certificato INPS sulla malattia, jours ouvrables o ouvrés con RTT e fractionnement, extra da convenio e giorni di libre disposición.
Passo 4
Il miglior software ferie è quello che nessuno deve aprire. Richieste e approvazioni devono avvenire dove il team lavora già, e le assenze devono comparire nei calendari che le persone guardano davvero.
Slack (richieste, approvazioni, riepilogo quotidiano degli assenti, stato fuori ufficio automatico), card Microsoft Teams con approvazione in un clic, sincronizzazione con Google Calendar e Outlook, feed iCal, accesso con Google e Microsoft, export mensile per le paghe (CSV o PDF), API REST con webhook e un server MCP per assistenti AI come Claude.
Passo 5
I dati su ferie e assenze sono dati personali, e la malattia può rivelare informazioni sulla salute. Il responsabile IT o il DPO chiederà dove sono conservati i dati, chi può vederli e come recuperarli. Fai queste domande prima della prova, non dopo il contratto.
Dati ospitati a Francoforte, nell'UE, cifrati in transito e a riposo. Un DPA con ogni cliente e un elenco pubblico dei sub-responsabili. Autenticazione a due fattori obbligatoria per tutta l'azienda se vuoi, registro degli accessi, regole di visibilità sul planning e strumenti GDPR integrati: export completo in JSON e cancellazione con anonimizzazione in un clic. I certificati medici sono trattati come categorie particolari di dati.
Passo 6
I prezzi di listino nascondono il conto vero. Chiedi il totale per il tuo numero di dipendenti, compresi il minimo di utenti, i moduli necessari, i costi di attivazione o onboarding e l'aumento di prezzo dopo il primo anno. Poi aggiungi il tempo di amministrazione che risparmierai, o che continuerai a spendere.
Un solo piano con tutto incluso: 1,30 € per utente al mese, o 1,105 € con fatturazione annuale. Nessun minimo di utenti, nessun costo di attivazione, nessun modulo extra, e si pagano solo gli utenti attivi. Un team di 10 persone paga 13 € al mese. Puoi disdire via email almeno 14 giorni prima del rinnovo, senza penali.
Passo 7
Le demo mostrano solo il percorso ideale. Una prova con le tue persone, il tuo anno di ferie e un caso difficile (un part-time, qualcuno in un altro paese, ferie residue dall'anno prima) ti dice di più in una settimana di qualsiasi chiamata commerciale.
Un mese di prova gratuita con tutte le funzioni e senza carta di credito. Invita le persone via email o CSV, imposta i saldi iniziali con le rettifiche del monte ferie, oppure usa la procedura guidata di migrazione da Timetastic. La maggior parte dei team inizia a chiedere ferie il giorno stesso. Assistenza umana in italiano, inglese, francese e spagnolo.
Le obiezioni che sentirai in riunione e cosa rispondere. Usale per mettere alla prova qualsiasi fornitore, noi compresi.
Funziona finché chi lo aggiorna non va in ferie. Un foglio Excel non calcola pro rata né ferie residue, non segnala le sovrapposizioni e non avvisa nessuno. Bueggio HR mantiene la semplicità di un foglio (un unico planning) ed elimina il lavoro manuale che c'è dietro.
Le suite HR spesso vendono le ferie come modulo a pagamento, con un minimo di utenti e un'attivazione lunga. Se il team lo evita e continua a chiedere in chat, non sta facendo il suo lavoro. Uno strumento dedicato che le persone usano davvero vale più di un modulo che nessuno apre.
A 1,30 € per utente al mese, un team di 20 persone paga 26 € al mese. Basta un'ora di amministrazione risparmiata al mese per ripagarlo, e il primo mese è gratis.
Bastano pochi minuti: nome dell'azienda e paese, e tipologie di assenza e festività sono già precompilate. Invita il team via email o CSV e le persone possono chiedere ferie il giorno stesso.
Non serve. Possono chiedere ferie dal web, da Slack o dall'app mobile installata dal browser, e i responsabili approvano da email, Slack o Teams senza fare login.
I saldi iniziali si impostano per persona con una motivazione, e la procedura guidata Timetastic importa persone, storico e saldi, poi li riconcilia perché i giorni residui coincidano.
Ogni persona segue le festività del proprio paese (oltre 45 paesi) e usa la propria lingua, tutto nello stesso account, con le regole più approfondite per Italia, Francia e Spagna.
Mandagli il passo sulla sicurezza di questa guida: hosting nell'UE a Francoforte, DPA, sub-responsabili pubblici, 2FA obbligatoria, registro degli accessi, export e cancellazione dei dati. Nessun tracker sul sito, nessuna pubblicità, nessuna rivendita di dati.
Nessun vincolo: esporti tutto in JSON quando vuoi, disdici via email almeno 14 giorni prima del rinnovo, senza penali. Dopo la chiusura i tuoi dati vengono cancellati entro 30 giorni.
Le tre opzioni che la maggior parte delle aziende valuta, sui punti che contano ogni giorno.
| Foglio Excel, modulo della suite HR o strumento dedicato? | Foglio Excel | Modulo ferie della suite HR | Bueggio HR |
|---|---|---|---|
| Richieste da telefono, Slack o web | Non lo fa: Email o chat, poi qualcuno ricopia | In parte: Di solito solo dall'app della suite | Lo fa bene: Web, app mobile, Slack, assistenti AI |
| Saldi calcolati in automatico | Non lo fa: Formule manuali | Lo fa bene: Sì | Lo fa bene: Pro rata, ferie residue, mezze giornate |
| Approvazione in un clic senza login | Non lo fa: No | In parte: Raramente | Lo fa bene: Email, Slack, Microsoft Teams |
| Planning condiviso con le sovrapposizioni visibili prima di approvare | In parte: Se qualcuno lo tiene aggiornato | In parte: Spesso un report, non una vista | Lo fa bene: Sì, per reparto |
| Regole del paese e festività | Non lo fa: Inserite a mano ogni anno | In parte: Dipende da fornitore e paese | Lo fa bene: Oltre 45 paesi, regole approfondite IT/FR/ES |
| Hosting nell'UE e strumenti GDPR | In parte: Dipende da dove sta il file | In parte: Varia da fornitore a fornitore | Lo fa bene: Francoforte, DPA, export, cancellazione |
| Prezzo | In parte: Gratis, ma si paga in ore di lavoro | In parte: Pacchetti, moduli, minimo di utenti | Lo fa bene: 1,30 € per utente al mese, tutto incluso |
| Tempi di avvio | In parte: Mai davvero finito | Non lo fa: Settimane | Lo fa bene: In giornata |
Il software ferie è un acquisto piccolo su cui tutti hanno un'opinione. Ecco cosa interessa a ciascuno e la risposta in una riga da dargli.
Cosa chiede
“Farà risparmiare tempo senza diventare un'altra cosa da gestire?”
Cosa rispondere
Una volta configurato va da solo: approvazioni in un clic, saldi calcolati e un unico planning per vedere chi è assente prima di organizzare qualsiasi cosa.
Cosa chiede
“Metterà fine alle domande, alle correzioni e al foglio Excel?”
Cosa rispondere
Ognuno vede il proprio saldo, le richieste arrivano da sole alla persona giusta e a fine mese l'export per le paghe è pronto.
Cosa chiede
“Quanto costa davvero, e che impegno comporta?”
Cosa rispondere
1,30 € per utente attivo al mese, nessun minimo, nessun costo di attivazione, mensile o annuale, disdetta via email con 14 giorni di preavviso.
Cosa chiede
“Dove finiscono i dati, e sono al sicuro?”
Cosa rispondere
Hosting nell'UE a Francoforte, DPA, sub-responsabili pubblici, 2FA obbligatoria, accesso con Google e Microsoft, export completo e cancellazione.
Cosa chiede
“Chiedere ferie diventerà più facile o è solo un passaggio in più?”
Cosa rispondere
Una richiesta richiede pochi secondi dal telefono o da Slack, e per approvare basta un clic dall'email. Nessuno ha bisogno di formazione.
Due percorsi realistici. La maggior parte dei piccoli team sceglie il primo.
5 minuti
Nome dell'azienda e paese: tipologie di assenza e festività sono già precompilate.
30 minuti
Imposta il monte ferie annuale, i reparti e chi approva cosa.
In giornata
Via email o CSV. Le persone chiedono ferie dal telefono da subito.
Giorni 1-3
Ricrea le tue tipologie di assenza e testa i casi difficili con persone reali.
Giorno 3
Import CSV con i saldi iniziali, oppure la procedura guidata di migrazione da Timetastic.
Giorno 4
Slack o Teams, sincronizzazione del calendario, accesso con Google o Microsoft.
Giorni 5-7
Tutti chiedono ferie su Bueggio HR; tieni il vecchio file in sola lettura come riferimento.
Tempi tipici per team da 5 a 100 persone; dipendono da quante regole sulle assenze devi ricreare.
Un solo piano, tutte le funzioni, prezzo pubblico. Sposta il cursore sul numero dei tuoi dipendenti.
/ mese
Dopo la prova, dai a ogni strumento un voto da 0 a 5 su ciascun criterio. I pesi riflettono ciò che conta di più per i piccoli team; modificali se le tue priorità sono diverse. Il punteggio ponderato è su 100.
| Criterio | Peso | |||
|---|---|---|---|---|
| Facilità d'uso per i dipendenti Si può chiedere un giorno di ferie dal telefono in meno di 30 secondi, senza formazione? | 20 | |||
| Monte ferie e regole del paese Saldi, mezze giornate, ferie residue e regole dei tuoi paesi sono corretti senza stratagemmi? | 20 | |||
| Approvazioni e visibilità I responsabili possono approvare in un clic e vedere prima le sovrapposizioni? | 15 | |||
| Sicurezza e GDPR Hosting nell'UE, DPA, 2FA, export e cancellazione? | 15 | |||
| Integrazioni Funziona dentro gli strumenti che usate già? | 10 | |||
| Costo totale su tre anni Tutti gli utenti, i moduli e i costi inclusi? | 10 | |||
| Attivazione e migrazione Si parte in pochi giorni, con i saldi intatti? | 10 | |||
| Punteggio ponderato | 100 | 0 | 0 | 0 |
I voti restano nel tuo browser. Il PDF contiene la stessa scorecard, pronta da stampare.
Il costo attuale della gestione manuale delle ferie, le funzioni indispensabili, le regole del paese e le festività, le integrazioni, sicurezza e GDPR, il costo totale su tre anni e un piano di prova e avvio. Questa guida li copre tutti e sette, con le domande da fare a ogni fornitore e una scorecard ponderata.
Gli strumenti dedicati di solito costano per utente al mese, da circa uno a pochi euro, mentre le suite HR includono le ferie in piani più ampi con un minimo di utenti. Bueggio HR costa 1,30 € per utente al mese con tutto incluso, o 1,105 € con fatturazione annuale.
Un piccolo team che parte da zero può essere operativo in giornata. Passare da un altro strumento, portando con sé saldi e storico, richiede in genere fino a una settimana, compreso un breve periodo pilota.
Chi approva il budget, chi gestisce le ferie oggi (HR o office manager), l'IT o il DPO per la verifica di sicurezza, e uno o due responsabili e dipendenti che lo useranno ogni settimana.
Il modo migliore per chiudere questa guida è mettere in pratica il passo 7.
Gratis per un mese, tutte le funzioni, senza carta di credito. La maggior parte dei team inizia a chiedere ferie il giorno stesso.
Domande dal titolare, dall'amministrazione o dall'IT? Scrivici e ti rispondiamo in italiano entro 48 ore.