Migra da Timetastic

Passare da Timetastic non vuol dire ripartire da zero. Timetastic esporta tutto il tuo account in un unico foglio di calcolo; Bueggio HR lo legge e ricostruisce il team, lo storico delle assenze e i saldi in pochi minuti. Questa guida è l'intera procedura, incluso ciò che resta fuori di proposito.

Prima di iniziare

• Devi essere admin della tua organizzazione Bueggio HR.
• Controlla Impostazioni → Generali: il mese in cui inizia il vostro anno ferie deve essere lo stesso di Timetastic, altrimenti i saldi non sono confrontabili e l'import si rifiuta di partire. Imposta anche il riporto come lo aveva Timetastic.
• Se l'organizzazione è francese (o ha dipendenti francesi), decidi su jours de fractionnement e jours ouvrables nelle impostazioni Generali prima di importare: Timetastic non li ha mai applicati, quindi lasciarli attivi fa divergere i saldi l'anno prossimo. L'anteprima ti avvisa.

1. Esporta da Timetastic

In Timetastic apri Settings → Reporting & backup e scarica il Full backup ("All of your data"). Ottieni un unico workbook chiamato Timetastic_FullExport_<data>.xlsx con i fogli organizzazione, reparti, utenti, assenze, time in lieu e orari di lavoro. Quel singolo file è tutto ciò che serve a Bueggio HR: nessuna chiave API, nessun altro report.

Esporta e importa lo stesso giorno: i saldi nel file sono veri solo rispetto alle assenze contenute nello stesso file.

2. Carica e guarda l'anteprima

In Impostazioni → Team, la card degli inviti ha un pulsante Migra da Timetastic. Carica il workbook. Non viene scritto nulla: arrivi a un'anteprima che mostra esattamente cosa succederà.

• Controlli in alto. Quelli rossi bloccano l'import (anno ferie diverso, allowance contate in ore); quelli ambra sono cose da sapere (persone senza un calendario festività che copriamo, prenotazioni in ore, allegati e compleanni che non arriveranno, persone archiviate saltate).
• Tipi di assenza. Per ogni tipo Timetastic scegli: crearlo in Bueggio HR (se scala dall'allowance lo si deduce dall'export), associarlo a un tipo che hai già, oppure non importarlo. I tipi prenotati quasi sempre nel weekend sono segnalati come turni lavorati e saltati di default; cambia la scelta se sono davvero assenze.
• Quanto indietro. Tutto l'export, oppure solo l'anno ferie corrente. Le assenze passate tengono veri i report e il wall chart e non cambiano mai i saldi di oggi; consigliamo di tenerle.
• Persone, una riga ciascuna, con reparto, ruolo, approvatore, allowance del prossimo anno e i giorni residui che Timetastic mostra oggi. Chi è già in Bueggio HR (abbinato per email) viene aggiornato, mai duplicato.

3. Conferma

Clicca Importa e invita tutti. L'import gira in background; la pagina si aggiorna da sola e mostra il report quando ha finito. Chi è nuovo riceve l'email di invito alla fine; dopo puoi anche copiare i link di invito uno per uno dalla tabella Persone.

Cosa arriva, e come

In Timetastic	In Bueggio HR
Utenti, ruoli, date di assunzione, ID busta paga	Persone con lo stesso ruolo (gli admin restano admin, chi approva qualcuno diventa manager), data di assunzione e ID busta paga
Reparti e i loro manager	Reparti con quel manager come approvatore
L'approvatore personale di una persona	L'override dell'approvatore nella sua scheda, quando è diverso da quello del reparto
Località delle festività	Il paese festività della persona (calendario nazionale); i paesi che non copriamo restano senza festività, scegline uno dopo
Orario di lavoro	La settimana lavorativa personale, solo se diversa da quella aziendale
Prenotazioni approvate, con mezze giornate AM/PM e note	Richieste approvate con le stesse date, mezze giornate e note; il conteggio dei giorni è preso da Timetastic, mai ricalcolato
Prenotazioni in ore	Mezza giornata (fino a 4 ore) o giornata intera
Prenotazioni annullate e rifiutate	Restano fuori
Allowance, riporto, time in lieu	L'allowance del prossimo anno diventa la base; il residuo di quest'anno viene fatto combaciare esattamente con un aggiustamento (vedi sotto)
Compleanni, flag MFA	Mai importati: Bueggio HR non li memorizza
Allegati (certificati medici)	Non importati; conserva l'export Timetastic per averli

Perché i saldi combaciano al giorno

Timetastic memorizza l'allowance di ogni anno già pro-rata e aggiustata a mano; Bueggio HR la calcola da una base, una data di assunzione e le proprie regole. Invece di sperare che le due formule coincidano, l'import confronta, per ogni persona, il residuo mostrato da Timetastic con quello che Bueggio HR calcola una volta inserite le assenze, e registra la differenza come aggiustamento dell'allowance con il motivo "Saldo migrato da Timetastic". Il report elenca tutti e tre i numeri per persona. L'aggiustamento è visibile nella scheda della persona, vale solo per quest'anno ferie e si può rimuovere se non sei d'accordo.

Le richieste importate

Ogni assenza importata ha nella cronologia una riga Importata da Timetastic, a nome dell'admin che ha eseguito l'import, e come decisore l'approvatore originale quando siamo riusciti ad abbinare il nome. Nessuno viene avvisato delle assenze importate, nulla viene spinto su calendari o Slack al momento dell'import; quelle future compaiono nel wall chart e scalano dai saldi come qualsiasi altra assenza approvata.

Eseguirlo due volte

Sicuro. Le persone sono abbinate per email, le assenze per id di prenotazione Timetastic, e l'aggiustamento di migrazione viene sostituito, non sommato. Una seconda esecuzione con un export più recente aggiunge solo le novità.

Privacy

Il workbook è conservato su server UE solo mentre l'import gira ed è eliminato automaticamente appena finisce o lo abbandoni. Ciò che contiene sono gli stessi dati che Bueggio HR conserva comunque per il tuo team; ciò che non memorizziamo (compleanni, certificati) non viene mai letto nel prodotto. Dettagli nella nostra privacy policy.