Migrar desde Timetastic

Dejar Timetastic no significa empezar de cero. Timetastic exporta toda tu cuenta en una sola hoja de cálculo; Bueggio HR la lee y reconstruye tu equipo, su historial de ausencias y sus saldos en pocos minutos. Esta guía es el procedimiento completo, incluido lo que se queda fuera a propósito.

Antes de empezar

• Tienes que ser admin de tu organización en Bueggio HR.
• Revisa Ajustes → General: el mes en que empieza vuestro año de vacaciones debe ser el mismo que en Timetastic; si no, los saldos no se pueden comparar y la importación se niega a arrancar. Configura también el traspaso como lo tenía Timetastic.
• Si la organización es francesa (o tiene empleados franceses), decide sobre los jours de fractionnement y los jours ouvrables en los ajustes Generales antes de importar: Timetastic nunca los aplicó, así que dejarlos activos hace que los saldos se desvíen el año que viene. La vista previa te avisa.

1. Exporta desde Timetastic

En Timetastic, abre Settings → Reporting & backup y descarga el Full backup ("All of your data"). Obtienes un solo libro llamado Timetastic_FullExport_<fecha>.xlsx con hojas de organización, departamentos, usuarios, ausencias, time in lieu y horarios. Ese único archivo es todo lo que necesita Bueggio HR: sin clave API, sin otro informe.

Exporta e importa el mismo día: los saldos del archivo solo son ciertos para las ausencias de ese mismo archivo.

2. Sube y revisa la vista previa

En Ajustes → Equipo, la tarjeta de invitaciones tiene un botón Migrar desde Timetastic. Sube el libro. Todavía no se escribe nada: llegas a una vista previa que muestra exactamente lo que va a pasar.

• Comprobaciones arriba. Las rojas bloquean la importación (año de vacaciones distinto, saldos contados en horas); las ámbar son cosas que conviene saber (personas sin calendario de festivos que cubramos, reservas en horas, adjuntos y cumpleaños que no llegarán, personas archivadas que se saltan).
• Tipos de ausencia. Para cada tipo de Timetastic eliges: crearlo en Bueggio HR (si descuenta del saldo se deduce del export), asociarlo a un tipo que ya tengas, o no importarlo. Los tipos reservados casi siempre en fin de semana se marcan como turnos trabajados y se saltan por defecto; cámbialo si de verdad son ausencias.
• Hasta dónde. Todo el export, o solo el año de vacaciones en curso. Las ausencias pasadas mantienen fieles los informes y el calendario de equipo y nunca cambian los saldos de hoy; recomendamos conservarlas.
• Personas, una fila cada una, con departamento, rol, aprobador, saldo del año que viene y los días restantes que Timetastic muestra hoy. Quien ya está en Bueggio HR (emparejado por email) se actualiza, nunca se duplica.

3. Confirma

Haz clic en Importar e invitar a todos. La importación corre en segundo plano; la página se actualiza sola y muestra el informe cuando termina. Cada persona nueva recibe su email de invitación al final; después también puedes copiar los enlaces de invitación uno a uno desde la tabla Personas.

Qué llega, y cómo

En Timetastic	En Bueggio HR
Usuarios, roles, fechas de alta, IDs de nómina	Personas con el mismo rol (los admins siguen siendo admins, quien aprueba a alguien pasa a manager), fecha de alta e ID de nómina
Departamentos y sus managers	Departamentos con ese manager como aprobador
El aprobador propio de una persona	El aprobador personal en su ficha, cuando difiere del del departamento
Ubicación de festivos	El país de festivos de la persona (calendario nacional); los países que no cubrimos se quedan sin festivos, elige uno después
Horario de trabajo	La semana laboral personal, solo si difiere de la de la empresa
Reservas aprobadas, con medios días AM/PM y notas	Solicitudes aprobadas con las mismas fechas, medios días y notas; el recuento de días se toma de Timetastic, nunca se recalcula
Reservas en horas	Medio día (hasta 4 horas) o día completo
Reservas canceladas y rechazadas	Se quedan fuera
Saldo, traspaso, time in lieu	El saldo del año que viene pasa a ser la base; el restante de este año se cuadra exactamente con un ajuste (ver abajo)
Cumpleaños, indicadores MFA	Nunca se importan: Bueggio HR no los guarda
Adjuntos (certificados médicos)	No se importan; conserva el export de Timetastic para tenerlos

Por qué los saldos coinciden al día

Timetastic guarda el saldo de cada año ya prorrateado y ajustado a mano; Bueggio HR lo calcula a partir de una base, una fecha de alta y sus propias reglas. En vez de confiar en que las dos fórmulas coincidan, la importación compara, para cada persona, el restante que mostraba Timetastic con lo que Bueggio HR calcula una vez importadas las ausencias, y registra la diferencia como un ajuste de saldo con el motivo "Saldo migrado desde Timetastic". El informe lista las tres cifras por persona. El ajuste se ve en la ficha de la persona, solo vale para este año de vacaciones y se puede quitar si no estás de acuerdo.

Las solicitudes importadas

Cada ausencia importada lleva en su historial una línea Importado desde Timetastic, a nombre del admin que ejecutó la importación, y como decisor el aprobador original cuando pudimos emparejar el nombre. Nadie recibe avisos de las ausencias importadas, nada se envía a calendarios ni a Slack en el momento de importar; las futuras aparecen en el calendario de equipo y descuentan del saldo como cualquier otra ausencia aprobada.

Ejecutarla dos veces

Sin riesgo. Las personas se emparejan por email, las ausencias por su id de reserva de Timetastic, y el ajuste de migración se sustituye, no se suma. Una segunda ejecución con un export más reciente solo añade lo nuevo.

Privacidad

El libro se guarda en servidores de la UE solo mientras corre la importación y se elimina automáticamente en cuanto termina o la abandonas. Lo que contiene son los mismos datos que Bueggio HR conserva de todos modos para tu equipo; lo que no guardamos (cumpleaños, certificados) nunca se lee en el producto. Detalles en nuestra política de privacidad.