Migrer depuis Timetastic

Quitter Timetastic ne veut pas dire repartir d'une page blanche. Timetastic exporte tout votre compte dans un seul tableur ; Bueggio HR le lit et reconstruit votre équipe, son historique d'absences et ses soldes en quelques minutes. Ce guide décrit toute la procédure, y compris ce qui reste volontairement de côté.

Avant de commencer

• Vous devez être admin de votre organisation Bueggio HR.
• Vérifiez Réglages → Général : le mois de début de votre année de congés doit être le même que dans Timetastic, sinon les soldes ne sont pas comparables et l'import refuse de démarrer. Réglez aussi le report comme Timetastic l'avait.
• Si l'organisation est française (ou a des salariés français), décidez des jours de fractionnement et des jours ouvrables dans les réglages Général avant d'importer : Timetastic ne les a jamais appliqués, les laisser actifs fait dériver les soldes l'an prochain. L'aperçu vous prévient.

1. Exporter depuis Timetastic

Dans Timetastic, ouvrez Settings → Reporting & backup et téléchargez le Full backup ("All of your data"). Vous obtenez un seul classeur nommé Timetastic_FullExport_<date>.xlsx avec des feuilles pour l'organisation, les services, les utilisateurs, les absences, le time in lieu et les horaires. Ce seul fichier suffit à Bueggio HR : pas de clé API, pas d'autre rapport.

Exportez et importez le même jour : les soldes du fichier ne sont vrais que pour les absences de ce même fichier.

2. Charger et prévisualiser

Dans Réglages → Équipe, la carte des invitations a un bouton Migrer depuis Timetastic. Chargez le classeur. Rien n'est encore écrit : vous arrivez sur un aperçu qui montre exactement ce qui va se passer.

• Contrôles en haut. Les rouges bloquent l'import (année de congés différente, soldes comptés en heures) ; les orange sont à connaître (personnes sans calendrier de jours fériés que nous couvrons, réservations en heures, pièces jointes et dates de naissance qui ne viendront pas, personnes archivées ignorées).
• Types d'absence. Pour chaque type Timetastic, vous choisissez : le créer dans Bueggio HR (le fait qu'il déduise du solde est déduit de l'export), l'associer à un type existant, ou ne pas l'importer. Les types réservés surtout le week-end sont signalés comme postes travaillés et ignorés par défaut ; changez ce choix s'il s'agit vraiment d'absences.
• Jusqu'où remonter. Tout l'export, ou seulement l'année de congés en cours. Les absences passées gardent les rapports et le planning fidèles et ne changent jamais les soldes d'aujourd'hui ; nous recommandons de les garder.
• Personnes, une ligne chacune, avec service, rôle, valideur, solde de l'année prochaine et jours restants affichés par Timetastic aujourd'hui. Une personne déjà dans Bueggio HR (rapprochée par e-mail) est mise à jour, jamais dupliquée.

3. Confirmer

Cliquez sur Importer et inviter tout le monde. L'import tourne en arrière-plan ; la page se rafraîchit toute seule et affiche le rapport quand c'est terminé. Chaque nouvelle personne reçoit son e-mail d'invitation à la fin ; vous pouvez aussi copier les liens d'invitation un par un depuis le tableau Personnes ensuite.

Ce qui arrive, et comment

Dans Timetastic	Dans Bueggio HR
Utilisateurs, rôles, dates d'entrée, identifiants de paie	Personnes avec le même rôle (les admins restent admins, quiconque valide devient manager), date d'entrée et identifiant de paie
Services et leurs managers	Services avec ce manager comme valideur
Le valideur propre d'une personne	Le valideur personnel dans sa fiche, quand il diffère de celui du service
Lieu des jours fériés	Le pays de jours fériés de la personne (calendrier national) ; les pays que nous ne couvrons pas restent sans jours fériés, à choisir plus tard
Horaire de travail	La semaine de travail personnelle, seulement si elle diffère de celle de l'entreprise
Réservations validées, avec demi-journées AM/PM et notes	Demandes validées avec les mêmes dates, demi-journées et notes ; le nombre de jours vient de Timetastic, jamais recalculé
Réservations en heures	Une demi-journée (jusqu'à 4 heures) ou une journée entière
Réservations annulées et refusées	Laissées de côté
Solde, report, time in lieu	Le solde de l'année prochaine devient la base ; le solde restant de cette année est aligné exactement par un ajustement (voir ci-dessous)
Dates de naissance, indicateurs MFA	Jamais importés : Bueggio HR ne les stocke pas
Pièces jointes (certificats médicaux)	Non importées ; gardez l'export Timetastic pour les retrouver

Pourquoi les soldes correspondent au jour près

Timetastic stocke le solde de chaque année déjà proratisé et ajusté à la main ; Bueggio HR le calcule à partir d'une base, d'une date d'entrée et de ses propres règles. Plutôt que d'espérer que les deux formules concordent, l'import compare, pour chaque personne, le restant affiché par Timetastic avec ce que Bueggio HR calcule une fois les absences importées, et enregistre la différence comme ajustement de solde avec le motif « Solde migré depuis Timetastic ». Le rapport liste les trois chiffres par personne. L'ajustement est visible dans la fiche de la personne, ne vaut que pour cette année de congés et peut être retiré si vous n'êtes pas d'accord.

Les demandes importées

Chaque absence importée porte dans son historique une ligne Importé depuis Timetastic, au nom de l'admin qui a lancé l'import, avec le valideur d'origine comme décideur quand nous avons pu faire correspondre le nom. Personne n'est notifié des absences importées, rien n'est poussé vers les calendriers ou Slack au moment de l'import ; les absences futures apparaissent sur le planning et pèsent sur les soldes comme n'importe quel congé validé.

Le lancer deux fois

Sans risque. Les personnes sont rapprochées par e-mail, les absences par leur identifiant de réservation Timetastic, et l'ajustement de migration est remplacé, pas ajouté. Une seconde exécution avec un export plus récent n'ajoute que les nouveautés.

Confidentialité

Le classeur est stocké sur des serveurs UE uniquement pendant l'import et supprimé automatiquement dès qu'il se termine ou que vous l'abandonnez. Ce qu'il contient sont les mêmes données que Bueggio HR conserve de toute façon pour votre équipe ; ce que nous ne stockons pas (dates de naissance, certificats) n'est jamais lu dans le produit. Détails dans notre politique de confidentialité.