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Alternativa a Excel para la plantilla de vacaciones: control de vacaciones y ausencias a 1,30 € por usuario, sin fórmulas ni copias por correo

¿Buscas una alternativa a la plantilla de vacaciones en Excel? Comparativa honesta de costes (una hoja de cálculo ya pagada frente a 1,30 € todo incluido), errores silenciosos, aprobaciones, días de convenio y calendarios autonómicos, RGPD (las bajas en un archivo compartido), con una plantilla gratuita si prefieres seguir en Excel y una importación CSV para cuando te canses de ella. Verificada en octubre de 2026.

Nadie eligió Excel para controlar las vacaciones. Ya estaba abierto. Alguien montó la plantilla de vacaciones una tarde de enero, una fila por persona, una columna por día, la celda amarilla para vacaciones y la roja para la baja, y funcionó, porque el equipo era de seis personas y quien hizo la hoja era también quien aprobaba las solicitudes. Ese es el punto de partida honesto de cualquier comparativa Bueggio HR vs Excel: para un equipo de tres, la hoja de cálculo es la herramienta correcta, y lo repetiremos más abajo. Los equipos buscan una alternativa a la plantilla de vacaciones en Excel tras tres descubrimientos, casi siempre en este orden. La hoja tiene un dueño, y cada solicitud, cambio y pregunta pasa por esa persona: correo, WhatsApp o un toque en el hombro. Los saldos están mal y nadie sabe desde cuándo: una fila pegada, una fórmula que se quedó en diciembre, un festivo autonómico contado como día de vacaciones, los días naturales del convenio mezclados con los laborables. Y el archivo es un dato personal: quién estuvo de baja, cuándo y cuánto tiempo, visible para cualquiera que tenga el enlace y copiado en cada bandeja de entrada a la que se envió alguna vez. Aquí va la comparativa punto por punto, costes incluidos, a favor de la alternativa, más nuestra plantilla gratuita para quien llegue al final y aun así prefiera Excel.

La respuesta corta: Bueggio HR es la alternativa a la plantilla de vacaciones en Excel para equipos de cinco a cincuenta personas: los empleados piden vacaciones y ausencias desde el móvil, el responsable aprueba con un clic desde el correo, Slack o Teams, el cuadrante compartido y todos los saldos se actualizan solos, los días de convenio, la libre disposición y los calendarios autonómicos y locales vienen integrados, las bajas solo las ven quienes deben verlas, y todo cuesta 1,30 € por usuario al mes, todo incluido, con un mes de prueba gratis sin tarjeta. Excel conserva lo que siempre tuvo: ya está pagado, es infinitamente flexible, funciona sin conexión, no necesita formación y es perfectamente adecuado para tres personas en la misma oficina. La frontera entre los dos no es el precio. Es la tarde que la persona de administración dedica cada mes a arreglar la hoja, y el día en que alguien la reenvía.

De un vistazo

Bueggio HR Excel
Qué es Control de vacaciones y ausencias para equipos pequeños: solicitud, aprobación, cuadrante compartido Una hoja de cálculo genérica (ver microsoft.com) convertida a mano en plantilla de vacaciones, a partir de un modelo descargado o gracias al compañero que domina las fórmulas
Precio 1,30 € por usuario al mes, todo incluido (−15 % con facturación anual), sin mínimo, sin coste de alta Incluido en la suscripción de Microsoft 365 que ya pagáis (Business Basic cuesta unos 6 € por usuario al mes desde la subida de julio de 2026), más el tiempo de quien mantiene el archivo
Prueba gratuita 1 mes, sin tarjeta No hace falta: ya lo tenéis
Tiempo de puesta en marcha La misma tarde: alta, importación del equipo por CSV o invitaciones por correo, primera solicitud Una tarde para la primera versión; luego cada enero, cada nueva incorporación, cada cambio de regla
Quién lo mantiene correcto El software: días laborables o naturales, festivos, medios días, arrastre del año anterior y reglas del convenio se calculan, no se teclean Una persona, a mano, en celdas que nadie más se atreve a tocar
Quién ve qué Roles y un ajuste de visibilidad: el cuadrante compartido puede abrirse a todos o limitarse al departamento de cada uno o solo a los aprobadores; la nota de la solicitud y el justificante, si lo hay, solo llegan a aprobadores y administradores Quien tiene el archivo ve las ausencias de todos, bajas incluidas, y cada copia enviada alguna vez por correo sigue mostrándolas
Alojamiento de los datos Solo UE · Fráncfort, Alemania · empresa de la UE · DPA publicado OneDrive o SharePoint en la UE para los tenants europeos de Microsoft 365 (EU Data Boundary completado en febrero de 2025); las copias en bandejas de entrada, descargas y móviles están donde se enviaron
Ideal para Equipos de cinco a cincuenta personas, en cualquier lugar de Europa, que quieren un control de vacaciones que funcione solo Equipos de dos a cinco, un único aprobador, ninguna preocupación por la privacidad de las bajas y alguien a quien le gustan las fórmulas

Precios: la hoja gratuita, con las cuentas bien hechas

El argumento más fuerte de Excel es que no cuesta nada, y es casi verdad. La licencia ya está en la suscripción de Microsoft 365 que la empresa paga por el correo: Business Basic, el plan más barato con Excel en la web y en el móvil, cuesta unos 6 € por usuario al mes desde la subida de precios de Microsoft de julio de 2026, y lo pagaríais con o sin plantilla de vacaciones. El coste marginal de la hoja es, por tanto, cero, y el único coste que cuenta es el que nadie apunta en ningún sitio: las horas. Alguien introduce cada solicitud, la comprueba contra el resto del equipo, actualiza el saldo, responde a "¿cuántos días me quedan?", convierte los días naturales del convenio en laborables, arregla la fórmula que se rompió al pegar a la nueva incorporación, prepara el resumen para la gestoría y reconstruye todo cada enero. Tres horas al mes es una estimación prudente para un equipo de 20 personas; a 25 € la hora de coste empresa, lo que cuesta a una empresa un perfil administrativo junior, son 75 € al mes, 900 € al año, por un archivo que sigue sin saber aprobar nada. Bueggio HR tiene un solo plan: 1,30 € por usuario al mes con todas las funciones incluidas, 1,105 € con facturación anual, sin coste de alta, sin mínimo de usuarios. Un equipo de 20 personas paga 22,10 € al mes en anual, 265 € al año, y recupera las horas.

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Siete formas silenciosas en que falla la plantilla de vacaciones

Ninguna se ve el día en que se monta la hoja. Aparecen en el cuarto mes, con una incorporación, un festivo o una semana de baja, y son la razón de que exista esta página.

  1. Tiene un dueño. Solo una persona puede editar el archivo sin riesgo, así que cada solicitud se convierte en un mensaje a esa persona, y las vacaciones de esa persona se convierten en el problema de todos.
  2. Se equivoca en silencio. Las auditorías de campo de Raymond Panko, en la Universidad de Hawái, encontraron errores en el 88 % de las hojas de cálculo examinadas, y una plantilla de vacaciones es una hoja de cálculo: una fórmula de saldo que se detiene en una columna, un festivo local contado como día de vacaciones, una fila ordenada lejos de su nombre, los días naturales del convenio restados como laborables. La hoja nunca dice "estoy mal". Muestra un número.
  3. Trunca. En octubre de 2020, Public Health England perdió 15.841 pruebas de Covid positivas porque los archivos .xls usados para cargar los resultados tocaron el techo de 65.536 filas y cortaron el resto sin aviso. Vuestra plantilla de vacaciones nunca llegará a ese tamaño, pero usa la misma herramienta, con la misma costumbre de fallar sin decirlo.
  4. Se multiplica. "vacaciones_2026_v3_FINAL.xlsx" se envía, se descarga, se edita en un móvil, se devuelve. Qué copia es la buena es una pregunta sin respuesta, y cada copia conserva las bajas de todos los que están dentro.
  5. No sabe aprobar. La aprobación ocurre en otro sitio: una respuesta, un pulgar arriba, un gesto, y luego alguien lo pasa a la hoja, o se le olvida.
  6. No conoce el calendario. Días laborables o naturales según el convenio, los festivos nacionales, autonómicos y locales de cada persona, los medios días, el arrastre que caduca, la parte proporcional de quien entró en marzo, los días de libre disposición: cada uno es una fórmula que escribir, probar y mantener, y cada uno es el sitio de donde sale el número equivocado.
  7. Lo enseña todo a todos. La misma cuadrícula que dice al equipo quién falta la semana que viene le dice quién estuvo de baja en febrero, cuánto tiempo y, a veces, por qué, en la columna de notas. Según el RGPD, los datos de salud son una categoría especial, y una hoja compartida no tiene el concepto de "solo aprobadores".

Comparativa función por función

Bueggio HR Excel
Los empleados piden sus propias vacaciones ✓ desde cualquier móvil, con el saldo y las ausencias del equipo a la vista Piden; quien tiene el archivo lo apunta
Flujo de aprobación ✓ aprobador por departamento o por persona, un clic desde el correo, Slack o Teams, motivo obligatorio al denegar e historial completo No: la aprobación vive en el correo o el chat; la hoja registra el resultado, si alguien se acuerda
Cuadrante compartido del equipo ✓ en tiempo real, filtrable por departamento, solicitudes pendientes sombreadas, festivos y bloqueos de fechas visibles ✓ la propia cuadrícula, tan actual como su última edición; una pestaña por mes o una hoja anchísima
Saldos ✓ calculados: asignados, disfrutados, pendientes, restantes, arrastre con tope y caducidad, parte proporcional para incorporaciones, ajustes por persona Fórmulas que escribís y mantenéis vosotros; correctas hasta la primera fila pegada
Días de convenio, libre disposición, naturales o laborables ✓ días extra del convenio y de libre disposición como saldos propios, activados para España al darse de alta Dos formas de contar en la misma hoja y una fórmula de conversión que no puede fallar
Días laborables y festivos ✓ más de 45 calendarios nacionales elegidos por persona, más los festivos autonómicos y locales y los cierres de empresa añadidos una vez por el administrador; un sábado o un festivo nunca cuesta un día DIAS.LAB y una lista de festivos mantenida a mano, por municipio, cada año
Medios días ✓ mañana o tarde, contados como 0,5 en todas partes, mostrados como media celda Un código de letra y una fórmula que se acuerde de contarlo como 0,5, si la montasteis así
Privacidad de las bajas ✓ el cuadrante compartido puede limitarse al departamento de cada uno o solo a los aprobadores; notas, motivos y justificantes médicos solo llegan a aprobadores y administradores, y los justificantes se borran con la supresión RGPD No: quien abre el archivo ve las celdas rojas, el tipo y las notas, en cada copia
Bloqueos de fechas y tope de ausencias por departamento ✓ bloquead las solicitudes sobre un cierre o una semana punta; limitad cuántas personas de un departamento pueden faltar el mismo día Una nota en una celda y la disciplina de leerla
Notificaciones y recordatorios ✓ correo, push, Slack, Teams; resumen diario de "quién falta" en un canal; recordatorio antes de la ausencia Ninguno
Slack y Microsoft Teams ✓ solicitud con un comando, aprobación desde el mensaje, estado "fuera de la oficina" automático Un enlace al archivo fijado en un canal
Sincronización con Google Calendar / Outlook ✓ las ausencias aprobadas se vuelcan al calendario de cada uno, feeds iCal por equipo No
Historial ✓ quién solicitó, aprobó, denegó o canceló qué, cuándo y con qué motivo El historial de versiones de OneDrive, si el archivo vive ahí y nadie lo descargó
Informes y gestoría ✓ informe de saldos por persona, exportación mensual de ausencias en CSV o PDF para quien hace las nóminas ✓ todo lo que sepáis construir: es Excel, al fin y al cabo
Móvil ✓ web app instalable con notificaciones push, pensada para pedir vacaciones desde el móvil Excel móvil: una cuadrícula de 400 columnas en una pantalla de 6 pulgadas
Funciona sin conexión, es libre, sin proveedor No: una web app por suscripción, con exportación CSV cuando queráis salir ✓ el terreno propio de la hoja de cálculo
Exportación RGPD y derecho de supresión ✓ en autoservicio, integrados, DPA publicado Sois responsables del tratamiento y herramienta a la vez: encontrar cada copia del archivo es cosa vuestra
Esfuerzo de configuración Una tarde, una vez Una tarde, y luego cada enero

Cinco razones por las que la alternativa gana a partir de cinco personas

1. Una hoja tiene un dueño; una herramienta tiene un equipo

El verdadero límite de la plantilla de vacaciones no es el número de filas de Excel. Es que una sola persona tiene el bolígrafo. Cada solicitud le llega como mensaje, cada "¿cuántos días me quedan?" es una pregunta para ella, y cuando está de vacaciones el archivo se para. Bueggio HR da el bolígrafo a todos, con seguridad: los empleados piden desde el móvil con su saldo delante, la solicitud va al aprobador correcto, por departamento o por persona, y la aprobación es un clic desde el propio correo, sin iniciar sesión, o desde el mensaje de Slack o Teams. El cuadrante se actualiza en el instante del clic. Nadie pasa nada a ningún sitio.

2. Ninguna fórmula de la que fiarse

Un saldo de vacaciones es una fórmula sorprendentemente difícil: días laborables o naturales según el convenio menos los festivos de la comunidad y el municipio de esa persona, los medios días como 0,5, el arrastre que caduca en una fecha, la parte proporcional de quien entró el 14 de marzo, los días de libre disposición aparte de las vacaciones, el ajuste por los dos días concedidos tras la entrega del proyecto. En Excel cada una es una celda que alguien escribió y nadie ha auditado, exactamente el tipo de hoja del que habla la investigación de Panko. En Bueggio HR son código, documentado, probado e igual para cada cliente: una solicitud se presupuesta en días antes de enviarla, el saldo muestra asignados, disfrutados, pendientes y restantes, y cuando hay que corregir un número a mano es un ajuste con motivo y fecha, no una celda sobrescrita.

3. Las bajas son datos de salud

Es la conversación que la mayoría de los equipos aún no ha tenido, y es la que importa legalmente. Una plantilla de vacaciones no contiene solo vacaciones: contiene quién estuvo de baja, cuándo, cuánto tiempo y, a menudo, una nota. Según el RGPD son datos de categoría especial, y un archivo compartido con todo el equipo, enviado como adjunto y descargado en móviles no os da ninguna forma de limitar quién lo ve, ningún registro de quién lo abrió y ninguna forma de borrarlo de las veinte bandejas de entrada por las que pasó. Bueggio HR está construido sobre roles: el cuadrante dice al equipo que un compañero falta, y el administrador puede limitarlo al departamento de cada uno o solo a los aprobadores; la nota y el justificante, si lo hay, solo llegan a aprobadores y administradores, cada acción queda registrada, y cuando una persona deja la empresa la supresión RGPD anonimiza su identidad y elimina sus adjuntos en un solo paso. Los datos están en Fráncfort y en ningún otro sitio, bajo un DPA publicado. La cuestión no es que Microsoft aloje mal los archivos; no es así. La cuestión es que una hoja de cálculo no sabe decir "solo aprobadores".

4. Las reglas españolas que, si no, reconstruiríais en celdas

La mayoría de las plantillas de vacaciones vienen de Estados Unidos, cuentan días de calendario y conocen una sola lista de festivos. Un equipo español añade luego las reglas a mano: los 30 días naturales del Estatuto o los 22 laborables del convenio, los festivos nacionales más los autonómicos y los dos locales de cada municipio, los días de libre disposición o asuntos propios, la parte proporcional de quien entra a mitad de año, el parte de baja que hay que conservar. Cada una es una fórmula que se puede equivocar. Bueggio HR llega con las reglas españolas ya implementadas y activadas al darse de alta: días extra de convenio y de libre disposición como saldos propios, festivos nacionales, autonómicos y locales, calendarios de más de 45 países elegidos por persona, y una semana laboral por persona para las jornadas parciales. La plantilla es el producto.

5. Más barato que la hora que os quita, y sin ataduras

A 1,30 € por usuario al mes, un equipo de 20 personas paga 22,10 € al mes, menos de una hora del tiempo que la hoja consume en silencio, y el precio lo incluye todo: aprobaciones en Slack y Teams, sincronización de calendarios, bloqueos de fechas y topes de ausencia, SSO, API y webhooks, el conector MCP para asistentes de IA, la exportación mensual para la gestoría. La prueba dura un mes y no pide tarjeta. Y como el miedo honesto con cualquier herramienta que sustituye a una hoja es "¿y si luego queremos la hoja de vuelta?", cada informe se exporta a CSV y la exportación RGPD os devuelve toda la organización en JSON, en cualquier momento, sin pedirlo a nadie. Excel seguirá ahí. Solo que ya no tendréis que abrirlo el día uno de cada mes.

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Dónde Excel es realmente fuerte

Una comparativa honesta corta en los dos sentidos, y aquí el otro lado es formidable. Excel ya está pagado y ya instalado en cada ordenador de la oficina, algo que ningún SaaS puede decir. No necesita ninguna formación: todo el mundo sabe escribir en una celda. Es infinitamente flexible: el color para "teletrabajo desde el pueblo", la columna extra para el coche de empresa, la tabla dinámica que pidió el gestor, todo en un minuto y sin pedir ninguna función. Funciona sin conexión, en el tren, en una nave sin cobertura. No tiene ningún proveedor: ninguna suscripción que cancelar, ninguna empresa que pueda cambiar sus precios o cerrar, ningún dato que exportar porque el dato es el archivo. Para un equipo de dos a cinco personas con un único aprobador, ninguna sensibilidad sobre las bajas y un compañero al que le gustan las fórmulas, una hoja bien montada es la respuesta correcta, y no fingiremos lo contrario: nuestra plantilla gratuita de control de vacaciones existe exactamente para ese equipo. En protección de datos, Excel dentro de un tenant europeo de Microsoft 365 también está alojado en la UE, desde que Microsoft completó su EU Data Boundary en febrero de 2025. El problema de privacidad de la hoja no es dónde guarda Microsoft el archivo. Es qué contiene el archivo y a quién se lo habéis enviado.

Quedarse o cambiar: el test de la hoja

Marcad lo que sea cierto de vuestra plantilla de vacaciones hoy. Con tres marcas o más, la hoja os cuesta más de 1,30 € por persona.

  • Quedaos en Excel si sois cinco o menos con un único aprobador en la misma oficina, si a nadie le importa que todo el equipo vea las bajas, si tenéis un compañero que disfruta manteniendo las fórmulas, o si la hoja alimenta un proceso de nóminas que este año no podéis cambiar.
  • Pasaos a la alternativa si quien lleva la hoja se ha convertido en un cuello de botella, si los saldos se discuten, si el archivo ha viajado alguna vez por correo, si tenéis jornadas parciales o personas en varias comunidades, o si os gustaría que la aprobación fuera un clic allí donde llegue la solicitud.

Pasar de Excel a Bueggio HR lleva una tarde

  1. Guardad la lista de personal en CSV. Una fila por persona: correo, nombre, apellidos, rol, departamento, días de vacaciones anuales, fecha de alta, país. La importación del equipo de Bueggio HR acepta hasta 500 filas con exactamente esas columnas y crea sobre la marcha los departamentos que no existan; un archivo de ejemplo descargable muestra la cabecera.
  2. Introducid los saldos, una sola vez. Los ajustes españoles (festivos nacionales, autonómicos y locales, días de convenio, libre disposición) se activan al darse de alta; los días restantes de cada persona, tomados de la hoja, se convierten en un ajuste con motivo, de modo que el primer saldo en Bueggio HR coincide con el último de Excel, y a partir de ahí se calcula solo.
  3. Pedid vacaciones desde el primer día. Todos reciben una invitación por correo, piden desde el móvil y los responsables aprueban con un clic. El primer mes es gratis, sin tarjeta; el archivo antiguo va a la carpeta de archivo, no a la papelera, por si alguien pregunta por 2024.

¿Aún no queréis subir vuestro propio equipo? Abrid un entorno de pruebas con una empresa de ejemplo, con vacaciones y solicitudes pendientes ya dentro, sin registro y sin instalar nada.

¿Queréis ver antes todo el mercado? Leed nuestro ranking de las mejores apps de control de vacaciones, o la guía sobre cómo llevar el control de vacaciones sin software.

Si por ahora queréis seguir en Excel

Entonces partid al menos de una hoja que cuente los medios días, arrastre los saldos de un mes a otro y no tenga fórmulas rotas. Nuestra plantilla gratuita de control de vacaciones es una Google Sheet compartida: usad Archivo → Hacer una copia, o Archivo → Descargar → Microsoft Excel para trabajar en Excel. Sin correo, sin registro. La guía de la plantilla explica los códigos de letra y las fórmulas CONTAR.SI, y la plantilla de cuadrante de vacaciones cubre la planificación del verano que una cuadrícula sola no sabe hacer. Cuando la hoja empiece a fallar de las siete formas de arriba, ya sabéis dónde encontrarnos: la importación acepta el mismo CSV.

Preguntas frecuentes

¿Excel es suficiente para controlar las vacaciones de los empleados?

Para un equipo de dos a cinco personas con un único aprobador, sí: una hoja bien montada con códigos de letra y fórmulas CONTAR.SI muestra quién falta y cuántos días le quedan a cada uno, y no cuesta nada más allá de la suscripción de Microsoft 365 que ya pagáis. Los límites crecen con la plantilla: solo una persona puede editar el archivo sin riesgo, cada solicitud hay que teclearla a mano, los saldos se desvían cuando una fórmula se rompe o se cuenta un festivo, los días naturales del convenio y los laborables se mezclan, no hay flujo de aprobación y quien tiene el archivo ve las bajas de todos. La mayoría de los equipos se topa con al menos uno de esos problemas en torno a las diez personas, y ahí es donde un software de control de vacaciones a 1,30 € por usuario, como Bueggio HR, sale más barato que las horas que consume la hoja.

¿Cumple el RGPD llevar las bajas en un archivo Excel?

Puede cumplirlo, pero solo con controles que una hoja compartida rara vez tiene. Las bajas médicas son datos de salud, una categoría especial según el artículo 9 del RGPD, así que la empresa debe limitar quién puede verlos, conservarlos solo el tiempo necesario y poder borrarlos. Una plantilla de vacaciones enviada a todo el equipo, descargada en móviles y visible para cada compañero falla en los tres puntos: no hay control de acceso, no hay registro de quién la abrió y no hay forma de recuperar las copias. La ubicación del archivo no es el problema; los datos de Microsoft 365 de los tenants europeos se almacenan en la UE. El problema son las copias y el público. Bueggio HR reserva notas y justificantes a aprobadores y administradores por rol, puede limitar el cuadrante compartido al departamento de cada uno, registra cada acción, aloja los datos solo en Fráncfort bajo un DPA publicado y ofrece exportación y supresión RGPD en autoservicio.

¿Cómo paso mi plantilla de vacaciones de Excel a Bueggio HR?

Exportad la lista de personal como CSV con una fila por persona (correo, nombre y apellidos, rol, departamento, días de vacaciones anuales, fecha de alta, país) y subidla en Ajustes → Equipo: la importación acepta hasta 500 filas, crea los departamentos que falten y envía a cada persona una invitación. Introducid el saldo restante de cada persona, tomado de la hoja, como ajuste, para que el primer saldo en Bueggio HR coincida con el último de Excel; los festivos y las reglas españolas (días de convenio, libre disposición, calendarios autonómicos) ya están activos. Las ausencias pasadas no hay que volver a teclearlas: guardad el archivo antiguo como archivo histórico. El cambio lleva una tarde, el primer mes es gratis sin tarjeta y cada informe se vuelve a exportar a CSV en cualquier momento.

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