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Alternative à Excel pour le tableau de congés : la gestion des congés à 1,30 € par utilisateur, sans formules ni fichiers envoyés par e-mail

Vous cherchez une alternative au tableau de suivi des congés Excel ? Comparatif honnête des coûts (un tableur déjà payé face à 1,30 € tout compris), des erreurs silencieuses, des validations, des jours ouvrables et RTT, du RGPD (les arrêts maladie dans un fichier partagé), avec un modèle gratuit si vous restez sur Excel et un import CSV pour le jour où vous en aurez assez. Vérifié en octobre 2026.

Personne n'a choisi Excel pour gérer les congés. Il était déjà ouvert. Quelqu'un a construit le tableau de congés un après-midi de janvier, une ligne par personne, une colonne par jour, la cellule jaune pour les congés payés et la rouge pour l'arrêt maladie, et ça a marché, parce que l'équipe comptait six personnes et que la personne qui avait fait le tableau était aussi celle qui validait les demandes. C'est le point de départ honnête de toute comparaison Bueggio HR vs Excel : pour une équipe de trois, le tableur est le bon outil, et nous le redirons plus bas. Les équipes cherchent une alternative au tableau de congés Excel après trois découvertes, presque toujours dans cet ordre. Le tableau a un propriétaire, et chaque demande, chaque modification et chaque question passent par cette personne : e-mail, WhatsApp ou une main sur l'épaule. Les soldes sont faux et personne ne sait depuis quand : une ligne collée, une formule arrêtée en décembre, un jour férié compté comme un jour de congé, un samedi oublié dans un décompte en jours ouvrables. Et le fichier est une donnée personnelle : qui a été en arrêt maladie, quand et combien de temps, visible par toute personne qui a le lien et copié dans chaque boîte mail à laquelle il a été envoyé. Voici le comparatif point par point, coûts compris, en faveur de l'alternative, plus notre tableur gratuit pour qui arrive au bout et préfère quand même Excel.

La réponse courte : Bueggio HR est l'alternative au tableau de congés Excel pour les équipes de cinq à cinquante personnes : les salariés posent leurs congés depuis leur téléphone, le manager valide en un clic depuis l'e-mail, Slack ou Teams, le planning partagé et tous les compteurs se mettent à jour seuls, le décompte en jours ouvrables ou ouvrés, les RTT et les jours de fractionnement sont intégrés, les jours fériés le sont aussi, les arrêts maladie ne sont visibles que par les personnes qui doivent les voir, et le tout coûte 1,30 € par utilisateur et par mois, tout compris, avec un mois d'essai gratuit sans carte bancaire. Excel garde ce qu'il a toujours eu : il est déjà payé, infiniment souple, il fonctionne hors ligne, ne demande aucune formation et convient parfaitement à trois personnes dans le même bureau. La frontière entre les deux n'est pas le prix. C'est l'après-midi que l'office manager passe chaque mois à réparer le tableau, et le jour où quelqu'un le transfère.

En un coup d'œil

Bueggio HR Excel
Ce que c'est La gestion des congés et absences pour les petites équipes : demande, validation, planning partagé Un tableur généraliste (voir microsoft.com) transformé à la main en tableau de congés, à partir d'un modèle téléchargé ou grâce au collègue doué avec les formules
Prix 1,30 € par utilisateur et par mois, tout compris (−15 % en facturation annuelle), sans minimum, sans frais de mise en place Compris dans l'abonnement Microsoft 365 que vous payez déjà (Business Basic coûte environ 6 € par utilisateur et par mois depuis la hausse de juillet 2026), plus le temps de la personne qui tient le fichier à jour
Essai gratuit 1 mois, sans carte Inutile : vous l'avez déjà
Délai de mise en route L'après-midi même : inscription, import de l'équipe en CSV ou invitations par e-mail, première demande Un après-midi pour la première version ; puis chaque 1er juin, chaque nouvelle embauche, chaque changement de règle
Qui garantit l'exactitude Le logiciel : jours ouvrables ou ouvrés, jours fériés, demi-journées, report, RTT et règles du pays sont calculés, pas saisis Une personne, à la main, dans des cellules que personne d'autre n'ose toucher
Qui voit quoi Des rôles et un réglage de visibilité : le planning partagé peut être ouvert à tous ou limité au service de chacun ou aux seuls valideurs ; le commentaire de la demande et l'éventuel justificatif n'arrivent qu'aux valideurs et aux administrateurs Toute personne qui a le fichier voit les absences de tous, arrêts maladie compris, et chaque copie jamais envoyée par e-mail continue de les montrer
Hébergement des données UE uniquement · Francfort, Allemagne · entreprise de l'UE · DPA publié OneDrive ou SharePoint dans l'UE pour les tenants européens de Microsoft 365 (EU Data Boundary achevée en février 2025) ; les copies dans les boîtes mail, les téléchargements et les téléphones sont là où elles ont été envoyées
Idéal pour Les équipes de cinq à cinquante personnes, partout en Europe, qui veulent une gestion des congés qui tourne toute seule Les équipes de deux à cinq, un seul valideur, aucun enjeu de confidentialité sur les arrêts maladie et quelqu'un qui aime les formules

Prix : le tableur gratuit, avec les vrais comptes

L'argument le plus fort d'Excel, c'est qu'il ne coûte rien, et c'est presque vrai. La licence est déjà dans l'abonnement Microsoft 365 que l'entreprise paie pour sa messagerie : Business Basic, le forfait le moins cher avec Excel sur le web et sur mobile, coûte environ 6 € par utilisateur et par mois depuis la hausse de tarifs de Microsoft en juillet 2026, et vous le paieriez avec ou sans tableau de congés. Le coût marginal du tableur est donc nul, et le seul coût qui compte est celui que personne n'écrit nulle part : les heures. Quelqu'un saisit chaque demande, la vérifie contre le reste de l'équipe, met à jour le solde, répond à « il me reste combien de jours », convertit les semaines en jours ouvrables, répare la formule cassée quand la nouvelle recrue a été collée dans le tableau, prépare le récapitulatif pour le cabinet de paie et reconstruit tout à chaque nouvelle période de référence. Trois heures par mois, c'est une estimation prudente pour une équipe de 20 personnes ; à 25 € de l'heure en coût employeur, ce que coûte un poste administratif junior à une entreprise, cela fait 75 € par mois, 900 € par an, pour un fichier qui ne sait toujours rien valider. Bueggio HR a un seul forfait : 1,30 € par utilisateur et par mois avec toutes les fonctionnalités, 1,105 € en facturation annuelle, sans frais de mise en place, sans minimum d'utilisateurs. Une équipe de 20 personnes paie 22,10 € par mois en annuel, 265 € par an, et récupère ses heures.

La gestion des congés à 1,30 € par utilisateur, tout compris, hébergement en UE. Essayez Bueggio HR gratuitement

Sept façons silencieuses dont le tableau de congés vous lâche

Aucune ne se voit le jour où le tableau est construit. Elles apparaissent au quatrième mois, avec une embauche, un jour férié ou une semaine d'arrêt maladie, et ce sont les raisons d'être de cette page.

  1. Il a un propriétaire. Une seule personne peut modifier le fichier sans risque, donc chaque demande devient un message à cette personne, et les congés de cette personne deviennent le problème de tout le monde.
  2. Il se trompe en silence. Les audits de terrain de Raymond Panko, à l'Université d'Hawaï, ont trouvé des erreurs dans 88 % des tableurs examinés, et un tableau de congés est un tableur : une formule de solde qui s'arrête à une colonne, un jour férié compté comme un jour de congé, une ligne triée loin de son nom, un samedi oublié dans le décompte en jours ouvrables. Le tableau ne dit jamais « je me trompe ». Il affiche un nombre.
  3. Il tronque. En octobre 2020, Public Health England a perdu 15 841 tests Covid positifs parce que les fichiers .xls utilisés pour charger les résultats ont atteint le plafond des 65 536 lignes et coupé le reste sans avertissement. Votre tableau de congés n'atteindra jamais cette taille, mais il utilise le même outil, avec la même habitude d'échouer sans rien dire.
  4. Il se multiplie. « conges_2026_v3_FINAL.xlsx » est envoyé, téléchargé, modifié sur un téléphone, renvoyé. Savoir quelle copie fait foi est une question sans réponse, et chaque copie conserve les arrêts maladie de tous ceux qui y figurent.
  5. Il ne sait pas valider. La validation se fait ailleurs : une réponse, un pouce levé, un hochement de tête, puis quelqu'un la recopie dans le tableau, ou l'oublie.
  6. Il ne connaît pas le calendrier. Jours ouvrables ou ouvrés, les jours fériés, les demi-journées, le report qui expire au 31 mai, le prorata de la personne arrivée en mars, les RTT, les jours de fractionnement : chacun est une formule à écrire, tester et maintenir, et chacun est l'endroit d'où vient le mauvais chiffre.
  7. Il montre tout à tout le monde. La grille qui dit à l'équipe qui est absent la semaine prochaine lui dit aussi qui a été en arrêt maladie en février, combien de temps, et parfois pourquoi, dans la colonne des commentaires. Au sens du RGPD, les données de santé sont des données sensibles, et un tableur partagé n'a pas la notion de « valideurs uniquement ».

Comparatif fonctionnalité par fonctionnalité

Bueggio HR Excel
Les salariés posent eux-mêmes leurs congés ✓ depuis n'importe quel téléphone, avec leur solde et les absences de l'équipe sous les yeux Ils demandent ; la personne qui a le fichier saisit
Circuit de validation ✓ valideur par service ou par personne, un clic depuis l'e-mail, Slack ou Teams, motif obligatoire en cas de refus et historique complet Non : la validation vit dans l'e-mail ou le chat ; le tableau enregistre le résultat, si quelqu'un y pense
Planning partagé de l'équipe ✓ en temps réel, filtrable par service, demandes en attente grisées, jours fériés et périodes bloquées affichés ✓ la grille elle-même, à jour de sa dernière modification ; un onglet par mois ou une feuille très large
Soldes ✓ calculés : acquis, pris, en attente, restant, report plafonné avec date d'expiration, prorata pour les arrivants, ajustements par personne Des formules que vous écrivez et maintenez ; justes jusqu'à la première ligne collée
Jours ouvrables ou ouvrés, RTT, fractionnement ✓ décompte au choix en ouvrables ou en ouvrés, compteur RTT, jours de fractionnement, activés pour la France à l'inscription Le samedi à compter ou non selon le mode, et des formules de conversion à ne pas rater
Jours fériés ✓ plus de 45 calendriers nationaux choisis par personne, plus les jours régionaux (Alsace-Moselle) et les fermetures d'entreprise ajoutés une fois par l'administrateur ; un samedi ou un férié ne coûte jamais un jour NB.JOURS.OUVRES et une liste de jours fériés tenue à la main, chaque année
Demi-journées ✓ matin ou après-midi, comptées 0,5 partout, affichées comme une demi-cellule Un code lettre et une formule qui pense à compter 0,5, si vous l'avez construite ainsi
Confidentialité des arrêts maladie ✓ le planning partagé peut être limité au service de chacun ou aux seuls valideurs ; commentaires, motifs et justificatifs n'arrivent qu'aux valideurs et aux administrateurs, et les justificatifs sont supprimés lors de l'effacement RGPD Non : quiconque ouvre le fichier voit les cellules rouges, le type et les commentaires, dans chaque copie
Périodes bloquées et plafond d'absences par service ✓ bloquez les demandes sur une fermeture ou une semaine de pointe ; plafonnez le nombre de personnes d'un service absentes le même jour Une note dans une cellule et la discipline de la lire
Notifications et rappels ✓ e-mail, push, Slack, Teams ; récapitulatif quotidien « qui est absent » dans un canal ; rappel avant l'absence Aucun
Slack et Microsoft Teams ✓ demande par commande, validation depuis le message, statut « absent » automatique Un lien vers le fichier épinglé dans un canal
Synchronisation Google Agenda / Outlook ✓ les congés validés sont poussés dans l'agenda de chacun, flux iCal par équipe Non
Historique ✓ qui a demandé, validé, refusé ou annulé quoi, quand et avec quel motif L'historique des versions OneDrive, si le fichier y vit et que personne ne l'a téléchargé
Rapports et paie ✓ rapport des soldes par personne, export mensuel des absences en CSV ou PDF pour le cabinet de paie ✓ tout ce que vous savez construire : c'est Excel, après tout
Mobile ✓ web app installable avec notifications push, pensée pour poser un congé depuis un téléphone Excel mobile : une grille de 400 colonnes sur un écran de 6 pouces
Hors ligne, libre, sans fournisseur Non : une web app par abonnement, avec un export CSV dès que vous voulez partir ✓ le terrain de jeu du tableur
Export RGPD et droit à l'effacement ✓ en libre-service, intégrés, DPA publié Vous êtes à la fois responsable du traitement et outil : retrouver chaque copie du fichier vous revient
Effort de mise en place Un après-midi, une fois Un après-midi, puis à chaque période de référence

Cinq raisons pour lesquelles l'alternative gagne au-delà de cinq personnes

1. Un tableau a un propriétaire ; un outil a une équipe

La vraie limite du tableau de congés, ce n'est pas le nombre de lignes d'Excel. C'est qu'une seule personne tient le stylo. Chaque demande lui arrive en message, chaque « il me reste combien de jours » est une question pour elle, et quand elle est en congé, le fichier s'arrête. Bueggio HR donne le stylo à tout le monde, en sécurité : les salariés posent leurs congés depuis leur téléphone avec leur solde sous les yeux, la demande part au bon valideur, par service ou par personne, et la validation tient en un clic depuis l'e-mail lui-même, sans connexion, ou depuis le message Slack ou Teams. Le planning se met à jour à l'instant du clic. Personne ne recopie rien nulle part.

2. Aucune formule à qui faire confiance

Un solde de congés est une formule étonnamment difficile : des jours ouvrables ou ouvrés moins les jours fériés, le samedi qui compte en ouvrables et pas en ouvrés, les demi-journées à 0,5, le report qui expire à une date, le prorata de la personne arrivée le 14 mars, les RTT à côté des congés payés, l'ajustement pour les deux jours accordés après la livraison du projet. Dans Excel, chacune est une cellule que quelqu'un a écrite et que personne n'a auditée, exactement le type de tableur dont parle la recherche de Panko. Dans Bueggio HR, ce sont du code, documenté, testé et identique pour chaque client : une demande est chiffrée en jours avant l'envoi, le compteur affiche acquis, pris, en attente et restant, et quand un chiffre doit être corrigé à la main, c'est un ajustement avec un motif et une date, pas une cellule écrasée.

3. Les arrêts maladie sont des données de santé

C'est la discussion que la plupart des équipes n'ont pas encore eue, et c'est celle qui compte juridiquement. Un tableau de congés ne contient pas que des congés : il contient qui a été en arrêt maladie, quand, combien de temps, et souvent un commentaire. Au sens du RGPD, ce sont des données sensibles, et un fichier partagé avec toute l'équipe, envoyé en pièce jointe et téléchargé sur des téléphones ne vous donne aucun moyen de limiter qui le voit, aucune trace de qui l'a ouvert et aucun moyen de le supprimer des vingt boîtes mail où il est passé. Bueggio HR est construit sur des rôles : le planning dit à l'équipe qu'un collègue est absent, et l'administrateur peut le limiter au service de chacun ou aux seuls valideurs ; le commentaire et l'éventuel justificatif n'arrivent qu'aux valideurs et aux administrateurs, chaque action est journalisée, et quand une personne quitte l'entreprise, l'effacement RGPD anonymise son identité et supprime ses pièces jointes en une étape. Les données sont à Francfort et nulle part ailleurs, sous un DPA publié. Le point n'est pas que Microsoft héberge mal ; ce n'est pas le cas. Le point est qu'un tableur ne sait pas dire « valideurs uniquement ».

4. Les règles françaises que vous reconstruiriez sinon dans des cellules

La plupart des modèles de tableau de congés viennent des États-Unis, comptent en jours calendaires et connaissent une seule liste de jours fériés. Une équipe française ajoute ensuite les règles à la main : les 2,5 jours ouvrables par mois, le samedi qui compte dans le décompte en ouvrables, la période de référence du 1er juin au 31 mai, les RTT, les jours de fractionnement, les deux jours fériés supplémentaires en Alsace-Moselle, le justificatif d'arrêt maladie à conserver. Chacune est une formule à rater. Bueggio HR arrive avec les règles françaises déjà implémentées et activées à l'inscription : décompte en jours ouvrables ou ouvrés au choix, compteur RTT, jours de fractionnement, jours fériés de plus de 45 pays choisis par personne, et une semaine de travail par personne pour les temps partiels. Le modèle, c'est le produit.

5. Moins cher que l'heure qu'il vous prend, et sans engagement

À 1,30 € par utilisateur et par mois, une équipe de 20 personnes paie 22,10 € par mois, moins d'une heure du temps que le tableau consomme en silence, et le prix comprend tout : validations dans Slack et Teams, synchronisation des agendas, périodes bloquées et plafonds d'absence, SSO, API et webhooks, le connecteur MCP pour les assistants IA, l'export mensuel pour la paie. L'essai dure un mois et ne demande pas de carte. Et comme la crainte honnête avec tout outil qui remplace un tableur est « et si on veut récupérer le tableur », chaque rapport s'exporte en CSV et l'export RGPD vous rend toute l'organisation en JSON, à tout moment, en libre-service. Excel sera toujours là. Vous n'aurez simplement plus besoin de l'ouvrir le premier du mois.

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Là où Excel est vraiment fort

Un comparatif honnête coupe dans les deux sens, et ici l'autre camp est redoutable. Excel est déjà payé et déjà installé sur chaque ordinateur de l'entreprise, ce qu'aucun SaaS ne peut dire. Il ne demande aucune formation : tout le monde sait écrire dans une cellule. Il est infiniment souple : la couleur pour « télétravail depuis la maison de campagne », la colonne en plus pour la voiture de fonction, le tableau croisé dynamique que l'expert-comptable a demandé, tout prend une minute et aucune demande de fonctionnalité. Il fonctionne hors ligne, dans le train, dans un entrepôt sans réseau. Il n'a aucun fournisseur : pas d'abonnement à résilier, pas d'entreprise qui pourrait changer ses prix ou fermer, pas de données à exporter puisque la donnée, c'est le fichier. Pour une équipe de deux à cinq personnes avec un seul valideur, aucune sensibilité sur les arrêts maladie et un collègue qui aime les formules, un tableau bien construit est la bonne réponse, et nous ne prétendrons pas le contraire : notre modèle gratuit de suivi des congés existe exactement pour cette équipe. Sur la protection des données, Excel dans un tenant européen de Microsoft 365 est lui aussi hébergé dans l'UE, depuis que Microsoft a achevé son EU Data Boundary en février 2025. Le problème de confidentialité du tableur n'est pas l'endroit où Microsoft garde le fichier. C'est ce que le fichier contient, et à qui vous l'avez envoyé.

Rester ou changer : le test du tableau

Cochez ce qui est vrai de votre tableau de congés aujourd'hui. Trois cases ou plus, et le tableau vous coûte plus de 1,30 € par personne.

  • Restez sur Excel si vous êtes cinq ou moins avec un seul valideur dans le même bureau, si personne ne voit d'inconvénient à ce que toute l'équipe voie les arrêts maladie, si vous avez un collègue qui prend plaisir à maintenir les formules, ou si le tableau alimente un processus de paie que vous ne pouvez pas changer cette année.
  • Passez à l'alternative si la personne qui tient le tableau est devenue un goulot d'étranglement, si les soldes sont contestés, si le fichier a déjà voyagé par e-mail, si vous avez des temps partiels ou des personnes dans plusieurs pays, ou si vous aimeriez que la validation tienne en un clic là où la demande arrive.

Passer d'Excel à Bueggio HR prend un après-midi

  1. Enregistrez la liste du personnel en CSV. Une ligne par personne : e-mail, prénom, nom, rôle, service, jours de congés annuels, date d'entrée, pays. L'import d'équipe de Bueggio HR accepte jusqu'à 500 lignes avec exactement ces colonnes et crée à la volée les services inconnus ; un fichier d'exemple téléchargeable montre l'en-tête.
  2. Saisissez les soldes, une seule fois. Les réglages français (jours fériés, décompte en ouvrables ou ouvrés, RTT, fractionnement) s'activent à l'inscription ; les jours restants de chacun, repris du tableau, deviennent un ajustement avec motif, de sorte que le premier solde dans Bueggio HR est égal au dernier dans Excel, et qu'il se calcule tout seul ensuite.
  3. Posez des congés dès le premier jour. Tout le monde reçoit une invitation par e-mail, pose ses congés depuis son téléphone et les managers valident en un clic. Le premier mois est gratuit, sans carte ; l'ancien fichier part dans le dossier d'archives, pas à la corbeille, au cas où quelqu'un demande 2024.

Pas encore prêt à importer votre propre équipe ? Ouvrez un bac à sable avec une entreprise fictive, des congés posés et des demandes en attente déjà dedans, sans inscription et sans rien installer.

Vous voulez d'abord voir tout le marché ? Lisez notre classement des meilleures applications de gestion des congés, ou le guide comment suivre les congés sans logiciel.

Si vous voulez rester sur Excel pour l'instant

Alors partez au moins d'un tableau qui compte les demi-journées, reporte les soldes d'un mois à l'autre et n'a aucune formule cassée. Notre modèle gratuit de suivi des congés est un Google Sheet partagé : utilisez Fichier → Créer une copie, ou Fichier → Télécharger → Microsoft Excel pour travailler dans Excel. Pas d'adresse e-mail, pas d'inscription. Le guide du modèle explique les codes lettres et les formules NB.SI, et le modèle de planning des congés couvre la planification de l'été qu'une grille seule ne sait pas faire. Quand le tableau commencera à vous lâcher des sept façons décrites plus haut, vous saurez où nous trouver : l'import prend le même CSV.

Questions fréquentes

Excel suffit-il pour gérer les congés des salariés ?

Pour une équipe de deux à cinq personnes avec un seul valideur, oui : un tableau bien construit avec des codes lettres et des formules NB.SI montre qui est absent et combien de jours il reste à chacun, et il ne coûte rien au-delà de l'abonnement Microsoft 365 que vous payez déjà. Les limites grandissent avec l'effectif : une seule personne peut modifier le fichier sans risque, chaque demande doit être saisie à la main, les soldes dérivent dès qu'une formule casse ou qu'un jour férié est compté, le décompte en jours ouvrables se trompe de samedi, il n'y a pas de circuit de validation, et quiconque a le fichier voit les arrêts maladie de tous. La plupart des équipes rencontrent au moins l'un de ces problèmes vers dix personnes, et c'est là qu'un outil de gestion des congés à 1,30 € par utilisateur, comme Bueggio HR, devient moins cher que les heures que le tableau consomme.

Est-il conforme au RGPD de suivre les arrêts maladie dans un fichier Excel ?

Cela peut l'être, mais seulement avec des contrôles qu'un tableur partagé a rarement. Les arrêts maladie sont des données de santé, une catégorie particulière au sens de l'article 9 du RGPD : l'employeur doit limiter qui peut les voir, ne les conserver que le temps nécessaire et pouvoir les supprimer. Un tableau de congés envoyé à toute l'équipe, téléchargé sur des téléphones et visible par chaque collègue échoue sur les trois points : aucun contrôle d'accès, aucune trace de qui l'a ouvert, aucun moyen de rappeler les copies. L'emplacement du fichier n'est pas le problème ; les données Microsoft 365 des tenants européens sont stockées dans l'UE. Le problème, ce sont les copies et le public. Bueggio HR réserve les commentaires et justificatifs aux valideurs et administrateurs selon le rôle, peut limiter le planning partagé au service de chacun, journalise chaque action, héberge les données uniquement à Francfort sous un DPA publié et propose l'export et l'effacement RGPD en libre-service.

Comment transférer mon tableau de congés Excel dans Bueggio HR ?

Exportez la liste du personnel en CSV avec une ligne par personne (e-mail, prénom et nom, rôle, service, jours de congés annuels, date d'entrée, pays) et chargez-la dans Réglages → Équipe : l'import accepte jusqu'à 500 lignes, crée les services manquants et envoie une invitation à chacun. Saisissez le solde restant de chaque personne, repris du tableau, comme ajustement, pour que le premier solde dans Bueggio HR soit égal au dernier dans Excel ; les jours fériés et les règles françaises (ouvrables ou ouvrés, RTT, fractionnement) sont déjà actifs. Les absences passées n'ont pas à être ressaisies : gardez l'ancien fichier en archive. Le passage prend un après-midi, le premier mois est gratuit sans carte, et chaque rapport se réexporte en CSV à tout moment.

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