Modèle de planning des congés : exemple gratuit et guide complet
Un planning des congés prêt à copier, valable pour n'importe quelle année : le modèle gratuit, un exemple rempli, les 5 étapes pour le construire et les règles du Code du travail — ordre des départs, délai d'un mois, fractionnement.
Chaque année, le même scénario : la moitié de l'entreprise veut les deux mêmes semaines d'août, quelqu'un découvre en novembre qu'il lui reste dix jours à poser, et le « planning des congés » vit éparpillé dans un fil d'e-mails. Ce guide remet de l'ordre : un modèle de planning des congés prêt à copier, un exemple rempli, les cinq étapes pour le construire et les règles du Code du travail à respecter. Sans le rattacher à une année précise — la structure et les règles valent pour n'importe quelle année, y compris la prochaine.
Le planning des congés est le document où l'entreprise programme à l'avance qui part et quand : il rassemble les soldes et les souhaits de chacun, les confronte à l'effectif minimum de chaque équipe et fixe par écrit les périodes validées. Le document lui-même n'est pas imposé par la loi — mais fixer l'ordre des départs et informer chaque salarié de ses dates au moins un mois à l'avance, si. Le planning écrit est la preuve la plus simple que c'est fait.
Ce qu'un planning des congés doit contenir
Un modèle utile n'est pas un calendrier décoratif : c'est un tableau qui répond d'un coup d'œil à trois questions — combien il reste à chacun, qui a demandé quoi, et qui fait tourner l'équipe. Les champs indispensables :
| Champ | À quoi il sert |
|---|---|
| Salarié et équipe | Les congés se planifient par équipe, pas par ordre alphabétique : les conflits naissent au sein du service. |
| Solde restant | Jours acquis moins jours pris — en distinguant congé principal, cinquième semaine et RTT, qui suivent des règles différentes. |
| Période demandée | Dates de début et de fin de chaque demande, demi-journées comprises. |
| Statut | Demandé, validé ou refusé — avec la date de la décision, qui fait foi pour le délai d'un mois. |
| Effectif minimum | Combien de personnes par équipe doivent rester opérationnelles chaque semaine : la contrainte qui tranche les conflits. |
| Notes | Motifs d'un refus, accords passés, jours de fractionnement, modifications ultérieures — tout est consigné. |
Exemple rempli : un cas réaliste
Voici le planning d'une petite équipe de restauration pendant la préparation de l'été. Deux demandes en Salle se chevauchaient : l'une a été décalée en appliquant la rotation, et la note s'en souvient pour l'année suivante.
| Salarié | Équipe | Solde | Période demandée | Statut | Notes |
|---|---|---|---|---|---|
| Anna Bianchi | Salle | 18 j | 3–21 août | Validé | Congé principal : demandé dans les délais |
| Luca Ferri | Salle | 14 j | 10–21 août → 24 août–4 sept | Validé | Décalé pour l'effectif minimum ; prioritaire l'an prochain (+1 j de fractionnement) |
| Marta Colombo | Cuisine | 21 j | 3–14 août | Validé | — |
| Davide Russo | Cuisine | 9 j | 17–28 août | Validé | Solde bas : à surveiller avant la fin de la période de prise |
| Elena Greco | Administration | 22 j | 24 août–11 sept | En attente | Attend les dates de fermeture des fournisseurs |
Le modèle gratuit à copier
Inutile de construire la feuille de zéro : notre modèle gratuit sur Google Sheets contient déjà douze onglets mensuels, des codes couleur pour congés, maladie et absences diverses, et des soldes qui se mettent à jour tout seuls par formules. On le copie avec Fichier → Créer une copie (ou on l'exporte en Excel) et il fonctionne pour n'importe quelle année : il suffit de rafraîchir l'onglet des jours fériés. Le mode d'emploi pas à pas est dans l'article compagnon sur le suivi des congés dans Google Sheets.
Comment le remplir : les 5 étapes
1. Vérifier les soldes de départ
Avant de collecter les souhaits, mettez les compteurs d'aplomb : reliquat de la période précédente (avec sa date limite), acquisition en cours — 2,5 jours ouvrables par mois travaillé — et soldes de RTT. Un planning bâti sur des soldes faux ne produit que des discussions en fin de période.
2. Collecter les souhaits 4 à 6 semaines à l'avance
Demandez les préférences par écrit, avec une échéance claire et — surtout — les critères de départage annoncés d'avance. Un modèle de message :
Objet : planification des congés d'été
Avant vendredi [date], merci d'indiquer vos souhaits pour [période] sur [formulaire/feuille]. En cas de demandes qui se chevauchent, nous appliquerons, dans l'ordre : les critères légaux (situation de famille, ancienneté, activité chez un autre employeur), puis la rotation par rapport à l'an dernier. Le planning définitif sera publié le [date].
3. Croiser les demandes avec l'effectif minimum
Reportez les demandes dans le modèle et regardez les semaines, pas les noms : partout où une équipe passe sous son effectif minimum, il y a un conflit à trancher. Les zones à risque classiques — les semaines centrales d'août et l'entre-deux-fêtes — méritent une ligne de contrôle dédiée.
4. Trancher les conflits avec les critères légaux
Situation de famille, ancienneté, activité chez un autre employeur : ce sont les critères que le Code du travail impose de considérer, à compléter par une rotation d'année en année. N'importe quelle règle tient, à condition d'avoir été annoncée à l'étape 2 et appliquée de façon vérifiable — la décision arbitraire de cette année est le contentieux de la suivante.
5. Publier par écrit et consigner chaque modification
Communiquez le planning définitif en respectant le délai d'un mois, conservez demandes et validations, et consignez chaque changement ultérieur avec sa date et son motif. Passé le délai d'un mois avant le départ, seules des circonstances exceptionnelles autorisent encore à modifier les dates — et il faudra le prouver.
Les règles à respecter en France
Le planning est libre dans sa forme, mais le Code du travail encadre le fond :
- 5 semaines par an — 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables (art. L3141-3) ; les conventions collectives peuvent en ajouter.
- Période de prise — le congé principal se prend entre le 1er mai et le 31 octobre sauf accord contraire ; au moins 12 jours ouvrables continus, 24 au maximum d'affilée — la cinquième semaine se pose à part.
- Information des salariés — la période de prise est communiquée au moins 2 mois avant son ouverture ; chaque salarié connaît ses dates au moins 1 mois avant son départ, et l'employeur ne peut plus les changer ensuite, sauf circonstances exceptionnelles.
- Ordre des départs — fixé par accord ou, à défaut, par l'employeur après avis du CSE, selon la situation de famille, l'ancienneté et l'activité chez d'autres employeurs.
- Fractionnement — prendre une partie du congé principal hors période légale ouvre droit à 1 ou 2 jours supplémentaires, sauf renonciation ou accord contraire : le planning doit les compter.
Quand le tableur ne suit plus
Jusqu'à 10–15 personnes, le modèle tient. Puis les symptômes arrivent : plusieurs versions du fichier qui divergent, soldes de RTT recalculés à la main, demandes arrivées par chat jamais reportées, et l'effectif minimum vérifié à l'œil. Bueggio HR fait exactement le travail du planning, mais tout seul : calendrier d'équipe partagé, soldes mis à jour à chaque validation (RTT compris), demandes et décisions tracées, plafond d'absences simultanées par équipe et verrouillage des dates critiques. Les quatre méthodes comparées — logiciel, tableur, e-mail, papier — sont dans notre guide sur comment suivre les congés.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un planning des congés ?
C'est le document où l'entreprise programme à l'avance qui part et quand : pour chaque salarié, il rassemble le solde restant, les périodes demandées et le statut d'approbation, confrontés à l'effectif minimum de chaque équipe. Tableur, PDF affiché ou logiciel — peu importe la forme, l'essentiel est qu'il soit écrit, partagé et tenu à jour.
L'employeur peut-il imposer les dates de congés ?
Oui : sauf accord fixant d'autres règles, c'est l'employeur qui arrête la période de prise et l'ordre des départs, après avis du CSE, en tenant compte de la situation de famille, de l'ancienneté et d'une éventuelle activité chez un autre employeur. En contrepartie, chaque salarié doit connaître ses dates au moins un mois avant son départ, et l'employeur ne peut plus les modifier moins d'un mois avant, sauf circonstances exceptionnelles.
Quand faut-il communiquer l'ordre des départs ?
La période de prise des congés est portée à la connaissance des salariés au moins deux mois avant son ouverture, et chaque salarié doit être informé de ses propres dates au moins un mois avant de partir (art. D3141-5 et D3141-6 du Code du travail). Un planning publié au printemps pour l'été respecte les deux délais.
Qu'est-ce que les jours de fractionnement ?
Des jours de congé supplémentaires accordés quand une partie du congé principal (les jours au-delà des 12 premiers) est prise en dehors de la période légale du 1er mai au 31 octobre : un jour pour 3 à 5 jours pris hors période, deux jours à partir de 6. Un accord ou une renonciation individuelle peut y déroger — le planning doit donc noter qui fractionne.
Comment départager deux demandes sur les mêmes dates ?
Avec les critères légaux, annoncés avant de collecter les demandes : situation de famille (enfants scolarisés, conjoint aux congés contraints), ancienneté, activité chez un autre employeur — complétés par une rotation d'année en année sur les semaines les plus demandées. Celui qui cède cette année passe en premier l'année suivante, et le planning écrit en garde la mémoire.
Sources
Références : Code du travail, art. L3141-1 et suivants (acquisition, période de prise, ordre des départs, fractionnement) et service-public.fr sur les congés payés. Pour les jours supplémentaires et les délais spécifiques, votre convention collective fait foi.