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Alternativa a Excel per il foglio ferie: gestione ferie e permessi a 1,30 € per utente, senza formule e senza copie via email

Cerchi un'alternativa al foglio ferie Excel? Confronto onesto su costi (un foglio di calcolo già pagato contro 1,30 € tutto incluso), errori silenziosi, approvazioni, ROL ed ex festività, GDPR (le malattie in un file condiviso), più un modello gratuito se vuoi restare su Excel e un import CSV per quando ne avrai abbastanza. Verificato a ottobre 2026.

Nessuno ha scelto Excel come gestionale delle ferie. Era già aperto. Qualcuno ha costruito il foglio ferie un pomeriggio di gennaio, una riga per persona, una colonna per giorno, la cella gialla per le ferie e quella rossa per la malattia, e ha funzionato, perché il team era di sei persone e chi aveva fatto il foglio era anche chi approvava le richieste. È il punto di partenza onesto di qualunque confronto Bueggio HR vs Excel: per un team di tre persone il foglio di calcolo è lo strumento giusto, e lo ripeteremo più avanti. I team cercano un'alternativa al foglio ferie Excel dopo tre scoperte, quasi sempre in quest'ordine. Il foglio ha un proprietario, e ogni richiesta, modifica e domanda passa da quella persona: email, WhatsApp o una pacca sulla spalla. I residui sono sbagliati e nessuno sa da quando: una riga incollata, una formula che si è fermata a dicembre, il patrono conteggiato come giorno di ferie, i ROL sommati in giorni invece che in ore. E il file è un dato personale: chi è stato in malattia, quando e per quanto, visibile a chiunque abbia il link e copiato in ogni casella di posta a cui è mai stato inviato. Ecco il confronto punto per punto, costi compresi, a favore dell'alternativa, più il nostro foglio gratuito per chi arriva in fondo e preferisce comunque Excel.

La risposta breve: Bueggio HR è l'alternativa al foglio ferie Excel per i team da cinque a cinquanta persone: i dipendenti chiedono ferie e permessi dal telefono, il responsabile approva con un clic da email, Slack o Teams, il calendario condiviso e tutti i contatori si aggiornano da soli, ferie in giorni e ROL ed ex festività in ore sono già distinti, le festività nazionali e il patrono sono già nel calendario, le malattie le vedono solo le persone che devono vederle, e tutto costa 1,30 € per utente al mese, tutto incluso, con un mese di prova gratuito senza carta. Excel tiene quello che ha sempre avuto: è già pagato, è flessibile all'infinito, funziona offline, non richiede formazione ed è perfettamente adeguato per tre persone nella stessa stanza. Il confine tra i due non è il prezzo. È il pomeriggio che l'amministrazione passa ogni mese a sistemare il foglio, e il giorno in cui qualcuno lo inoltra.

In sintesi

Bueggio HR Excel
Che cos'è Gestione ferie e permessi per piccoli team: richiesta, approvazione, calendario condiviso Un foglio di calcolo generico (vedi microsoft.com) trasformato a mano in un foglio ferie, con un modello scaricato o grazie al collega bravo con le formule
Prezzo 1,30 € per utente al mese, tutto incluso (−15% con fatturazione annuale), nessun minimo, nessun costo di attivazione Compreso nell'abbonamento Microsoft 365 che già pagate (Business Basic costa circa 6 € per utente al mese dal listino di luglio 2026), più il tempo di chi tiene aggiornato il file
Prova gratuita 1 mese, senza carta Non serve: ce l'avete già
Tempo di avvio Il pomeriggio stesso: iscrizione, import del team da CSV o inviti via email, prima richiesta Un pomeriggio per la prima versione; poi ogni gennaio, ogni nuovo assunto, ogni cambio di regola
Chi lo tiene corretto Il software: giorni lavorativi, festività, mezze giornate, riporto dell'anno prima, ROL in ore e regole paese sono calcolati, non digitati Una persona, a mano, in celle che nessun altro osa toccare
Chi vede cosa Ruoli e un'impostazione di visibilità: il calendario condiviso può essere aperto a tutti o limitato al reparto di ciascuno o ai soli approvatori; la nota della richiesta e l'eventuale certificato arrivano solo ad approvatori e amministratori Chi ha il file vede le assenze di tutti, malattie comprese, e ogni copia mai inviata via email continua a mostrarle
Hosting dei dati Solo UE · Francoforte, Germania · azienda UE · DPA pubblicato OneDrive o SharePoint in UE per i tenant europei di Microsoft 365 (EU Data Boundary completato a febbraio 2025); le copie nelle caselle di posta, nei download e sui telefoni sono dove sono state mandate
Ideale per Team da cinque a cinquanta persone, ovunque in Europa, che vogliono una gestione ferie che vada avanti da sola Team da due a cinque persone, un solo approvatore, nessun problema di riservatezza sulle malattie e qualcuno a cui piacciono le formule

Prezzi: il foglio gratuito, con i conti fatti davvero

L'argomento più forte di Excel è che non costa niente, ed è quasi vero. La licenza è già dentro l'abbonamento Microsoft 365 che l'azienda paga per la posta: Business Basic, il piano più economico con Excel sul web e su mobile, costa circa 6 € per utente al mese dall'aumento di listino di luglio 2026, e lo paghereste con o senza foglio ferie. Il costo marginale del foglio è quindi zero, e l'unico costo che conta è quello che nessuno scrive da nessuna parte: le ore. Qualcuno inserisce ogni richiesta, la controlla contro il resto del team, aggiorna il residuo, risponde a "quanti giorni mi restano", converte i ROL da ore a giorni e viceversa, sistema la formula che si è rotta quando è stato incollato il nuovo assunto, prepara il riepilogo per il consulente del lavoro e ricostruisce tutto ogni gennaio. Tre ore al mese sono una stima prudente per un team di 20 persone; a 25 € l'ora di costo aziendale, quanto costa all'azienda un profilo amministrativo junior, fanno 75 € al mese, 900 € l'anno, per un file che non sa ancora approvare niente. Bueggio HR ha un solo piano: 1,30 € per utente al mese con tutte le funzionalità incluse, 1,105 € con fatturazione annuale, nessun costo di attivazione, nessun minimo di utenti. Un team di 20 persone paga 22,10 € al mese con fatturazione annuale, 265 € l'anno, e si riprende le ore.

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Sette modi silenziosi in cui il foglio ferie fallisce

Nessuno di questi si vede il giorno in cui il foglio viene costruito. Si vedono al quarto mese, con un nuovo assunto, una festività o una settimana di malattia, e sono il motivo per cui esiste questa pagina.

  1. Ha un proprietario. Solo una persona può modificare il file senza rischi, quindi ogni richiesta diventa un messaggio a quella persona, e le ferie di quella persona diventano il problema di tutti.
  2. Sbaglia in silenzio. Le verifiche sul campo di Raymond Panko, University of Hawaii, hanno trovato errori nell'88% dei fogli di calcolo esaminati, e un foglio ferie è un foglio di calcolo: una formula del residuo che si ferma a una colonna, il patrono conteggiato come giorno di ferie, una riga ordinata lontano dal suo nome, i ROL sommati ai giorni. Il foglio non dice mai "sono sbagliato". Mostra un numero.
  3. Tronca. Nell'ottobre 2020 Public Health England ha perso 15.841 tamponi positivi perché i file .xls usati per caricare i risultati hanno raggiunto il tetto delle 65.536 righe e hanno tagliato il resto senza un avviso. Il vostro foglio ferie non arriverà mai a quelle dimensioni, ma usa lo stesso strumento con la stessa abitudine di fallire senza dirlo.
  4. Si moltiplica. "ferie_2026_v3_DEFINITIVO.xlsx" viene inviato, scaricato, modificato dal telefono, rimandato indietro. Quale copia sia quella vera è una domanda senza risposta, e ogni copia conserva le malattie di tutti quelli che ci sono dentro.
  5. Non sa approvare. L'approvazione avviene altrove: una risposta, un pollice in su, un cenno, e poi qualcuno la trascrive nel foglio, o si dimentica.
  6. Non conosce il calendario. Giorni lavorativi, le festività nazionali e il patrono del comune di ciascuno, le mezze giornate, il riporto delle ferie dell'anno prima, i dodicesimi di chi è entrato a marzo, i ROL e le ex festività in ore accanto alle ferie in giorni: ognuno è una formula da scrivere, testare e mantenere, e ognuno è il punto da cui arriva il numero sbagliato.
  7. Mostra tutto a tutti. La stessa griglia che dice al team chi è assente la settimana prossima dice al team chi è stato in malattia a febbraio, per quanto, e a volte perché, nella colonna delle note. Per il GDPR i dati sulla salute sono dati di categoria particolare, e un foglio condiviso non ha il concetto di "solo approvatori".

Confronto funzionalità per funzionalità

Bueggio HR Excel
I dipendenti prenotano da soli ✓ da qualsiasi telefono, con il residuo e le assenze del team sotto gli occhi Chiedono; chi ha il file lo scrive
Flusso di approvazione ✓ approvatore per reparto o per persona, un clic da email, Slack o Teams, motivazione obbligatoria per il rifiuto e storico completo No: l'approvazione vive in email o in chat; il foglio registra il risultato, se qualcuno se lo ricorda
Calendario condiviso del team ✓ in tempo reale, filtrabile per reparto, richieste in attesa ombreggiate, festività e blocchi date visibili ✓ la griglia stessa, aggiornata all'ultima modifica; una scheda per mese o un foglio larghissimo
Contatori ✓ calcolati: spettante, goduto, in attesa, residuo, riporto con tetto e scadenza, pro rata per chi entra in corso d'anno, aggiustamenti per persona Formule che scrivete e mantenete voi; corrette fino alla prima riga incollata
Ferie in giorni, ROL ed ex festività in ore ✓ contatori separati, già impostati per l'Italia alla registrazione Due unità di misura nello stesso foglio e una formula di conversione da non sbagliare
Giorni lavorativi e festività ✓ oltre 45 calendari nazionali scelti per persona, più le festività regionali e aziendali (il patrono) aggiunte una volta dall'amministratore; un sabato o un festivo non costano mai un giorno GIORNI.LAVORATIVI.TOT e un elenco di festività tenuto a mano, per comune, ogni anno
Mezze giornate ✓ mattina o pomeriggio, contate come 0,5 ovunque, mostrate come mezza cella Un codice lettera e una formula che si ricordi di contarlo come 0,5, se l'avete costruita così
Malattia con protocollo INPS ✓ tipo di assenza dedicato con il numero di protocollo del certificato, visibile solo a chi approva Una colonna di note che leggono tutti
Riservatezza delle malattie ✓ il calendario condiviso può essere limitato al reparto di ciascuno o ai soli approvatori; note, motivazioni e certificati arrivano solo ad approvatori e amministratori, e i certificati sono cancellati con l'erasure No: chi apre il file vede le celle rosse, il tipo e le note, in ogni copia
Blocchi date e tetto di assenze per reparto ✓ bloccate le prenotazioni su una chiusura o una settimana di punta; limitate quante persone di un reparto possono mancare lo stesso giorno Una nota in una cella e la disciplina di leggerla
Notifiche e promemoria ✓ email, push, Slack, Teams; riepilogo giornaliero "chi è assente" in un canale; promemoria prima dell'assenza Nessuna
Slack e Microsoft Teams ✓ prenotazione con un comando, approvazione dal messaggio, stato "fuori ufficio" automatico Un link al file fissato in un canale
Sincronizzazione con Google Calendar / Outlook ✓ le assenze approvate finiscono nel calendario di ciascuno, feed iCal per team No
Storico delle operazioni ✓ chi ha richiesto, approvato, rifiutato o annullato cosa, quando e con quale motivazione La cronologia versioni di OneDrive, se il file vive lì e nessuno l'ha scaricato
Report e consulente del lavoro ✓ report dei contatori per persona, export mensile delle assenze in CSV o PDF da girare a chi elabora le buste paga ✓ tutto quello che riuscite a costruire: è Excel, dopotutto
Mobile ✓ web app installabile con notifiche push, pensata per prenotare dal telefono Excel mobile: una griglia da 400 colonne su uno schermo da 6 pollici
Funziona offline, è libero, senza fornitore No: una web app in abbonamento, con export CSV ogni volta che volete uscire ✓ il terreno di casa del foglio di calcolo
Export GDPR e diritto alla cancellazione ✓ self-service, integrati, DPA pubblicato Siete titolari e strumento insieme: trovare ogni copia del file è compito vostro
Sforzo di configurazione Un pomeriggio, una volta Un pomeriggio, poi ogni gennaio

Cinque ragioni per cui l'alternativa vince oltre le cinque persone

1. Un foglio ha un proprietario; uno strumento ha un team

Il vero limite del foglio ferie non è il numero di righe di Excel. È che una sola persona ha la penna in mano. Ogni richiesta le arriva come messaggio, ogni "quanti giorni mi restano" è una domanda per lei, e quando è in ferie il file si ferma. Bueggio HR dà la penna a tutti, in sicurezza: i dipendenti prenotano dal telefono con il residuo davanti, la richiesta va all'approvatore giusto, per reparto o per persona, e l'approvazione è un clic dall'email stessa, senza login, oppure dal messaggio Slack o Teams. Il calendario condiviso si aggiorna nell'istante del clic. Nessuno trascrive niente da nessuna parte.

2. Nessuna formula di cui fidarsi

Il residuo ferie è una formula sorprendentemente difficile: giorni lavorativi meno le festività del comune di quella persona, le mezze giornate come 0,5, il riporto dell'anno scorso che scade a una certa data, i dodicesimi di chi è entrato il 14 marzo, i ROL in ore accanto alle ferie in giorni, l'aggiustamento per i due giorni concessi dopo la consegna del progetto. In Excel ognuna di queste è una cella che qualcuno ha scritto e nessuno ha verificato, esattamente il tipo di foglio di cui parla la ricerca di Panko. In Bueggio HR sono codice, documentato, testato e uguale per ogni cliente: una richiesta viene quotata in giorni lavorativi prima dell'invio, il contatore mostra spettante, goduto, in attesa e residuo, e quando un numero va corretto a mano è un aggiustamento con motivazione e data, non una cella sovrascritta.

3. Le malattie sono dati sulla salute

È la discussione che la maggior parte dei team non ha ancora fatto, ed è quella che conta sul piano legale. Un foglio ferie non contiene solo ferie: contiene chi è stato in malattia, quando, per quanto e spesso una nota. Per il GDPR sono dati di categoria particolare, e un file condiviso con tutto il team, inviato come allegato e scaricato sui telefoni non vi dà alcun modo di limitare chi lo vede, nessuna traccia di chi l'ha aperto e nessun modo di cancellarlo dalle venti caselle di posta in cui è passato. Bueggio HR è costruito sui ruoli: il calendario condiviso dice al team che un collega è assente, e l'amministratore può limitarlo al reparto di ciascuno o ai soli approvatori; la nota e l'eventuale certificato arrivano solo ad approvatori e amministratori, ogni operazione è registrata, e quando una persona lascia l'azienda la cancellazione GDPR ne anonimizza l'identità ed elimina i suoi allegati in un solo passaggio. I dati stanno a Francoforte e in nessun altro posto, con un DPA pubblicato. Il punto non è che Microsoft ospiti male i file; non è così. Il punto è che un foglio di calcolo non sa dire "solo approvatori".

4. Le regole italiane che altrimenti ricostruireste nelle celle

La maggior parte dei modelli di foglio ferie arriva dagli Stati Uniti, conta i giorni di calendario e conosce un solo elenco di festività. Un team italiano poi aggiunge le regole a mano: le ferie in giorni e i ROL e le ex festività in ore, i dodicesimi per chi entra in corso d'anno, il patrono che cambia da comune a comune, il sabato che per i turnisti è lavorativo e per gli impiegati no, il certificato di malattia con il numero di protocollo INPS da conservare. Ognuna è una formula da sbagliare. Bueggio HR nasce con le regole italiane già implementate e attivate alla registrazione: contatori separati per ferie, ROL ed ex festività, il numero di protocollo INPS sul tipo Malattia, le festività nazionali e locali di oltre 45 paesi scelte per persona, e una settimana lavorativa per persona per i part-time. Il modello è il prodotto.

5. Costa meno dell'ora che vi porta via, e senza vincoli

A 1,30 € per utente al mese un team di 20 persone paga 22,10 € al mese, meno di un'ora del tempo che il foglio consuma in silenzio, e il prezzo include tutto: approvazioni in Slack e Teams, sincronizzazione dei calendari, blocchi date e tetti di assenza, SSO, API e webhook, il connettore MCP per gli assistenti AI, l'export mensile per il consulente del lavoro. La prova dura un mese e non chiede la carta. E siccome la paura onesta con qualunque strumento che sostituisce un foglio è "e se poi rivogliamo il foglio", ogni report si esporta in CSV e l'export GDPR vi restituisce l'intera organizzazione in JSON, in qualsiasi momento, da soli. Excel resterà lì. Solo che non dovrete più aprirlo il primo del mese.

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Dove Excel è davvero forte

Un confronto onesto taglia da entrambe le parti, e qui l'altra parte è formidabile. Excel è già pagato e già installato su ogni computer dell'ufficio, cosa che nessun SaaS può dire. Non richiede alcuna formazione: tutti sanno scrivere in una cella. È flessibile all'infinito: il colore per "lavoro dalla casa in montagna", la colonna in più per l'auto aziendale, la tabella pivot che ha chiesto il commercialista, tutto in un minuto e senza richieste di funzionalità. Funziona offline, in treno, in un magazzino senza campo. Non ha nessun fornitore: nessun abbonamento da disdire, nessuna azienda che possa cambiare i prezzi o chiudere, nessun dato da esportare perché il dato è il file. Per un team da due a cinque persone con un solo approvatore, nessuna sensibilità sulle malattie e un collega a cui piacciono le formule, un foglio ben fatto è la risposta giusta, e non faremo finta del contrario: il nostro modello gratuito di foglio ferie esiste esattamente per quel team. Sulla protezione dei dati, Excel dentro un tenant europeo di Microsoft 365 è ospitato in UE anche lui, da quando Microsoft ha completato l'EU Data Boundary a febbraio 2025. Il problema di privacy del foglio non è dove Microsoft tiene il file. È cosa contiene il file e a chi l'avete mandato.

Restare o cambiare: il test del foglio

Spuntate ciò che è vero del vostro foglio ferie oggi. Con tre spunte o più, il foglio vi costa più di 1,30 € a testa.

  • Restate su Excel se siete in cinque o meno con un solo approvatore nella stessa stanza, se a nessuno dispiace che tutto il team veda le malattie, se avete un collega che si diverte a mantenere le formule, o se il foglio alimenta un processo paghe che quest'anno non potete cambiare.
  • Passate all'alternativa se chi gestisce il foglio è diventato un collo di bottiglia, se i residui vengono contestati, se il file ha mai viaggiato via email, se avete part-time o persone in più sedi, o se vorreste che l'approvazione fosse un clic ovunque arrivi la richiesta.

Passare da Excel a Bueggio HR richiede un pomeriggio

  1. Salvate l'anagrafica in CSV. Una riga per persona: email, nome, cognome, ruolo, reparto, giorni di ferie annui, data di assunzione, paese. L'import del team di Bueggio HR accetta fino a 500 righe con esattamente quelle colonne e crea al volo i reparti che non esistono; un file di esempio scaricabile mostra l'intestazione.
  2. Inserite i residui, una volta sola. Le impostazioni italiane (festività nazionali e locali, contatori ROL ed ex festività, protocollo INPS) si attivano alla registrazione; i giorni residui di ciascuno presi dal foglio diventano un aggiustamento con motivazione, così il primo contatore in Bueggio HR coincide con l'ultimo di Excel, e da lì in poi si calcola da solo.
  3. Prenotate dal primo giorno. Tutti ricevono un invito via email, prenotano dal telefono e i responsabili approvano con un clic. Il primo mese è gratis, senza carta; il vecchio file va nella cartella archivio, non nel cestino, nel caso qualcuno chieda del 2024.

Non siete pronti a caricare il vostro team? Aprite una sandbox con un'azienda di esempio, prenotazioni e richieste in attesa già dentro, senza registrazione e senza installare nulla.

Volete prima vedere tutto il mercato? Leggete la nostra classifica delle migliori app per la gestione delle ferie, oppure la guida su come tenere traccia delle ferie senza software.

Se per ora volete restare su Excel

Allora partite almeno da un foglio che conta le mezze giornate, porta i residui da un mese all'altro e non ha formule rotte. Il nostro modello gratuito di foglio ferie è un Google Sheet condiviso: usate File → Crea una copia, oppure File → Scarica → Microsoft Excel per lavorare in Excel. Niente email, niente registrazione. La guida al modello spiega i codici lettera e le formule CONTA.SE, e il fac-simile di piano ferie copre la pianificazione dell'estate che una griglia da sola non sa fare. Quando il foglio inizierà a fallire nei sette modi qui sopra, sapete dove trovarci: l'import prende lo stesso CSV.

Domande frequenti

Excel basta per gestire le ferie dei dipendenti?

Per un team da due a cinque persone con un solo approvatore, sì: un foglio ben costruito con codici lettera e formule CONTA.SE mostra chi è assente e quanti giorni restano a ciascuno, e non costa nulla oltre l'abbonamento Microsoft 365 che già pagate. I limiti crescono con le persone: una sola può modificare il file senza rischi, ogni richiesta va trascritta a mano, i residui sbagliano quando una formula si rompe o un festivo viene conteggiato, i ROL in ore e le ferie in giorni convivono male nella stessa griglia, non c'è un flusso di approvazione e chi ha il file vede le malattie di tutti. La maggior parte dei team incontra almeno uno di questi problemi intorno alle dieci persone, ed è lì che un gestionale ferie a 1,30 € per utente, come Bueggio HR, costa meno delle ore che il foglio consuma.

È conforme al GDPR tenere le malattie in un file Excel?

Può esserlo, ma solo con controlli che un foglio condiviso raramente ha. Le assenze per malattia sono dati sulla salute, una categoria particolare ai sensi dell'articolo 9 del GDPR, quindi il datore di lavoro deve limitare chi può vederle, conservarle solo per il tempo necessario ed essere in grado di cancellarle. Un foglio ferie inviato a tutto il team, scaricato sui telefoni e visibile a ogni collega fallisce su tutti e tre i fronti: nessun controllo degli accessi, nessuna traccia di chi l'ha aperto e nessun modo di richiamare le copie. Il problema non è dove sta il file; i dati Microsoft 365 dei tenant europei sono conservati in UE. Il problema sono le copie e il pubblico. Bueggio HR limita note e certificati ad approvatori e amministratori in base al ruolo, può restringere il calendario condiviso al reparto di ciascuno, registra ogni operazione, ospita i dati solo a Francoforte con un DPA pubblicato e offre export e cancellazione GDPR self-service.

Come porto il mio foglio ferie Excel in Bueggio HR?

Esportate l'anagrafica in un CSV con una riga per persona (email, nome e cognome, ruolo, reparto, giorni di ferie annui, data di assunzione, paese) e caricatelo in Impostazioni → Team: l'import accetta fino a 500 righe, crea i reparti mancanti e invia a ciascuno un invito. Inserite il residuo di ogni persona preso dal foglio come aggiustamento, così il primo contatore in Bueggio HR coincide con l'ultimo di Excel; festività e regole italiane (ferie, ROL, ex festività, protocollo INPS) sono già attive. Le assenze passate non vanno ritrascritte: tenete il vecchio file come archivio. Il passaggio richiede un pomeriggio, il primo mese è gratis senza carta e ogni report si esporta di nuovo in CSV in qualsiasi momento.

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