Invita y gestiona a las personas

Ajustes → Equipo es donde la gente entra, se configura y — tarde o temprano — se va. Todo lo de una persona está en un solo panel, organizado en tres pestañas: Perfil, Contacto y Ausencias.

Invita a la gente

De uno en uno

Haz clic en Invitar a alguien: nombre, correo, rol, departamento, saldo y fecha de inicio. La persona recibe un correo con un enlace para crear su contraseña y aterriza directamente en tu organización. Hasta que acepta, muestra la etiqueta Invitado — abre su panel para copiar el enlace de invitación (pásaselo por Slack si el correo se perdió) o reenviarlo. Los enlaces de invitación son de un solo uso.

Todo el equipo desde un CSV

El bloque Importar desde CSV acepta un archivo con una fila por persona — descarga el ejemplo para empezar. Columnas: email (obligatoria), first_name, last_name, role (employee/manager/admin), department (se crea si es nuevo), annual_allowance, start_date (AAAA-MM-DD), country, locale, más la ficha de personal opcional (phone, address, emergency_contact_name, emergency_contact_phone, payroll_reference) y working_days (1=lun…7=dom, p. ej. 1;2;3 — vacío = semana de la empresa). Cada fila válida recibe un correo de invitación; los problemas se señalan fila a fila.

¿Vienes de Timetastic?

La misma tarjeta tiene un botón Migrar desde Timetastic: subes el Full Export y todo el equipo, con su historial y sus saldos, llega de una sola vez. Paso a paso en la guía de migración.

Los tres roles

Rol	Puede hacer
Empleado	Pide ausencias, ve el planning y su propio saldo
Manager	Todo lo anterior + aprueba las solicitudes de los departamentos donde es aprobador y puede bloquear fechas en ellos
Admin	Todo + todos los ajustes, todas las aprobaciones, facturación y herramientas RGPD

Edita a una persona

La tabla de Personas muestra seis personas a la vez: busca por nombre o email, filtra por departamento o rol y pasa de una página a otra con el pequeño paginador bajo la lista. Haz clic en Editar sobre cualquiera. El panel tiene tres pestañas — un único Guardar vale para todas.

Perfil

• Nombre — más el email de la cuenta, mostrado como referencia (cada uno cambia su propio email desde Mi perfil → Seguridad).
• Aprobador: quién decide las solicitudes de esta persona. Por defecto es el aprobador de su departamento (o todos los admins si el departamento no tiene); elige aquí un manager o admin concreto cuando otra persona deba decidir por ella, sea cual sea su departamento. El desplegable siempre muestra a quién heredaría.
• Rol y departamento.
• Fecha de inicio — quien entra a mitad de año recibe automáticamente un saldo proporcional su primer año: alguien que empieza el 1 de julio con 24 días tiene ~12. Déjala vacía para no prorratear.
• País de festivos — esta persona sigue los festivos de otro país (ver la guía de festivos).
• Idioma — la app y cada correo que se le envía, en inglés, italiano, francés o español.

Contacto

Una ficha de personal opcional: puesto, ID de nómina, teléfono, dirección y un contacto de emergencia. Cada campo es opcional — el producto funciona perfectamente sin ellos — y visible solo para los admins. Se incluyen en la exportación RGPD de la persona y se borran con la supresión, como todo lo demás.

Ausencias

• Saldo — sus días anuales para los tipos que descuentan del saldo, en pasos de medio día.
• Contadores por tipo — para los tipos que no descuentan del saldo (enfermedad, teletrabajo…), un tope anual opcional por persona; vacío = ilimitado.
• Ajustes: añade o quita días para el año de vacaciones en curso, con un motivo: un extra, un traspaso concedido a mano, una corrección, o el saldo migrado desde una herramienta anterior. Cada ajuste aparece con su motivo y fecha, alimenta el saldo efectivo en todas partes y se puede quitar. Abre Ajustar el saldo bajo el formulario para gestionarlos.
• Semana laboral personal — para quien trabaja a tiempo parcial o fuera del horario de la empresa: elige los días que trabaja esta persona y sus ausencias solo se cuentan en esos días. Ningún día seleccionado = se aplica la semana laboral de la empresa.

Cuando alguien se va

Dos herramientas distintas al final del panel, para dos necesidades distintas:

• Desactivar — la acción de cada día. Ya no puede iniciar sesión y desaparece del planning y de las colas de aprobación, pero su historial queda intacto para informes y auditoría. Su dirección de correo se libera al instante, así que la misma dirección puede invitarse de nuevo más adelante — útil para recontrataciones o para empezar de cero.
• Borrar (RGPD) — la herramienta del derecho al olvido: identidad, notas y sesiones se anonimizan de forma irreversible; solo quedan estadísticas de ausencia anónimas. Úsala a petición, tras cumplir las obligaciones de conservación que apliquen.

Ahí también están Exportar datos (los datos de esa persona en JSON, para solicitudes de acceso/portabilidad) y Restablecer la verificación en dos pasos (cuando alguien pierde el móvil — ver la guía de seguridad).

Línea jerárquica

La pestaña Perfil también tiene el campo Depende de: el responsable de la persona en el organigrama. Es independiente del aprobador (quien decide sus ausencias), nadie puede depender de sí mismo y los bucles se rechazan. El primer organigrama que generes lo rellena para todos a partir del aprobador efectivo.