Inviter et gérer les personnes

Réglages → Équipe est l'endroit où les personnes arrivent, se configurent et — un jour — s'en vont. Tout ce qui concerne une personne tient dans un seul panneau, organisé en trois onglets : Profil, Contact et Absences.

Inviter des personnes

Une à la fois

Cliquez sur Inviter quelqu'un : nom, e-mail, rôle, équipe, solde et date d'arrivée. La personne reçoit un e-mail avec un lien pour définir son mot de passe et arrive directement dans votre organisation. Tant qu'elle n'a pas accepté, elle porte le badge Invité — ouvrez son panneau pour copier le lien d'invitation (à transmettre sur Slack si l'e-mail s'est égaré) ou le renvoyer. Les liens d'invitation sont à usage unique.

Toute l'équipe depuis un CSV

Le bloc Importer depuis un CSV accepte un fichier avec une ligne par personne — téléchargez l'exemple pour démarrer. Colonnes : email (obligatoire), first_name, last_name, role (employee/manager/admin), department (créée si nouvelle), annual_allowance, start_date (AAAA-MM-JJ), country, locale, plus le dossier du personnel facultatif (phone, address, emergency_contact_name, emergency_contact_phone, payroll_reference) et working_days (1=lun…7=dim, ex. 1;2;3 — vide = semaine de l'entreprise). Chaque ligne valide reçoit un e-mail d'invitation ; les problèmes sont signalés ligne par ligne.

Vous venez de Timetastic ?

La même carte a un bouton Migrer depuis Timetastic : chargez le Full Export et toute l'équipe, son historique et ses soldes arrivent en une fois. Pas à pas dans le guide de migration.

Les trois rôles

Rôle	Peut faire
Employé	Pose des congés, voit le planning et son propre solde
Manager	Tout cela + valide les demandes des équipes dont il est valideur, et peut y verrouiller des dates
Admin	Tout + tous les réglages, toutes les validations, la facturation et les outils RGPD

Modifier une personne

Le tableau Personnes affiche six personnes à la fois : cherchez par nom ou e-mail, filtrez par service ou rôle et passez d'une page à l'autre avec la petite pagination sous la liste. Cliquez sur Modifier sur n'importe qui. Le panneau a trois onglets — un seul Enregistrer vaut pour tous.

Profil

• Nom — plus l'e-mail du compte, affiché pour référence (chacun change son propre e-mail depuis Mon profil → Sécurité).
• Approbateur: qui décide des demandes de cette personne. Par défaut, c'est l'approbateur de son équipe (ou tous les admins si l'équipe n'en a pas) ; choisissez ici un manager ou un admin précis quand quelqu'un d'autre doit décider pour cette personne, quelle que soit son équipe. La liste indique toujours qui serait hérité.
• Rôle et équipe.
• Date d'arrivée — les arrivants en cours d'année reçoivent automatiquement un solde au prorata la première année : arriver le 1er juillet avec 24 jours en donne ~12. Laissez vide pour ne pas proratiser.
• Pays de jours fériés — cette personne suit les fériés d'un autre pays (voir le guide des jours fériés).
• Langue — l'app et chaque e-mail qui lui est adressé, en anglais, italien, français ou espagnol.

Contact

Un dossier du personnel facultatif : intitulé de poste, ID de paie, téléphone, adresse et un contact d'urgence. Chaque champ est facultatif — le produit fonctionne très bien sans — et visible uniquement par les admins. Ils sont inclus dans l'export RGPD de la personne et effacés par la suppression, comme tout le reste.

Absences

• Solde — ses jours annuels pour les types qui déduisent du solde, par pas d'une demi-journée.
• Compteurs par type — pour les types qui ne déduisent pas du solde (maladie, télétravail…), un plafond annuel optionnel par personne ; vide = illimité.
• Ajustements: ajoutez ou retirez des jours pour l'année de congés en cours, avec un motif : un bonus, un report accordé à la main, une correction, ou le solde migré depuis un outil précédent. Chaque ligne est listée avec son motif et sa date, alimente le solde effectif partout et peut être retirée. Ouvrez Ajuster le solde sous le formulaire pour les gérer.
• Semaine de travail personnelle — pour les temps partiels et quiconque ne suit pas l'horaire de l'entreprise : choisissez les jours travaillés par cette personne, et ses absences ne sont décomptées que sur ces jours. Aucun jour sélectionné = la semaine de travail de l'entreprise s'applique.

Quand quelqu'un s'en va

Deux outils différents au bas du panneau, pour deux besoins différents :

• Désactiver — le geste du quotidien. La personne ne peut plus se connecter et disparaît du planning et des files de validation, mais son historique reste intact pour les rapports et l'audit. Son adresse e-mail est libérée immédiatement : la même adresse peut être réinvitée plus tard — pratique pour une réembauche ou un nouveau départ.
• Effacer (RGPD) — l'outil du droit à l'effacement : identité, notes et sessions sont anonymisées de façon irréversible ; seules des statistiques d'absence anonymes subsistent. À utiliser sur demande, après avoir satisfait d'éventuelles obligations de conservation.

Vous y trouvez aussi Exporter les données (les données de la personne en JSON, pour les demandes d'accès/portabilité) et Réinitialiser la double authentification (quand quelqu'un perd son téléphone — voir le guide sécurité).

Ligne hiérarchique

L'onglet Profil comporte aussi le champ Dépend de : le responsable de la personne sur l'organigramme. Il est indépendant de l'approbateur (qui décide de ses congés), nul ne peut dépendre de lui-même et les boucles sont refusées. Le premier organigramme que vous générez le pré-remplit pour tout le monde à partir de l'approbateur effectif.