Riporto ferie all'anno successivo: regole, scadenza dei 18 mesi e come scrivere una policy (con esempi e clausola)

In breve: in Italia le ferie non godute si riportano all'anno successivo, perché delle quattro settimane legali solo due vanno godute nell'anno di maturazione e le altre due entro i 18 mesi successivi (art. 10 D.Lgs. 66/2003, salvo termine diverso del CCNL). Non si possono pagare finché il rapporto dura e, alla scadenza dei 18 mesi, scattano comunque i contributi INPS. Per questo la policy di riporto di una PMI italiana non serve a "far perdere" giorni: serve a smaltire i residui con un piano, una scadenza aziendale (per esempio il 31 marzo) e una regola chiara per ferie contrattuali, ROL ed ex festività. Un software ferie che applica tetto e scadenza e mostra a ognuno il proprio saldo rende tutto verificabile (Bueggio HR lo fa, da 1,30 € per utente al mese).

Ogni anno a giugno arriva la stessa email del consulente del lavoro: "ricordiamo che entro il 30 giugno vanno smaltite le ferie arretrate". In azienda nessuno sa con certezza quanti giorni ha ciascuno, qualcuno ne ha accumulati venti, qualcun altro è a zero, e il responsabile si ritrova a piazzare ferie forzate a luglio, nel mese peggiore. Una regola di riporto scritta, conosciuta e applicata tutto l'anno evita sia il panico di giugno sia i residui che crescono fino alle dimissioni, quando vanno pagati tutti insieme.

Questa guida spiega come scrivere quella regola: cosa dice la legge italiana, i cinque modelli possibili, come scegliere tetto e scadenza, esempi di calcolo, una clausola di esempio e come gestirla senza Excel. Se vuoi sapere cosa succede a un singolo giorno non goduto (riportato, perso o pagato) leggi la nostra guida alle ferie non godute. Sono indicazioni operative, non consulenza legale: per i casi concreti verifica sempre il CCNL applicato con il tuo consulente del lavoro.

Cosa dice la legge italiana sul riporto delle ferie

Il quadro è fissato da poche norme, che conviene avere chiare prima di scrivere qualsiasi policy:

• Quattro settimane minime, divise in due quote. L'art. 10 del D.Lgs. 66/2003 prevede almeno quattro settimane di ferie retribuite l'anno: almeno due settimane vanno godute nell'anno di maturazione (consecutive, se il lavoratore lo richiede), le restanti due entro i 18 mesi successivi alla fine dell'anno di maturazione. I contratti collettivi possono fissare un termine diverso.
• Niente monetizzazione. Le quattro settimane non possono essere sostituite da un'indennità finché il rapporto di lavoro prosegue. Le ferie non godute si pagano solo alla cessazione, con l'indennità sostitutiva in busta paga finale.
• Contributi alla scadenza dei 18 mesi. Se allo scadere del termine (il 30 giugno del secondo anno successivo a quello di maturazione) le ferie non sono state godute, l'azienda deve versare all'INPS i contributi su quell'importo come se le avesse pagate. Se il lavoratore le gode dopo, i contributi si recuperano, ma intanto sono un costo vivo.
• Il periodo lo decide l'azienda. L'art. 2109 del codice civile affida al datore di lavoro la scelta del periodo delle ferie, tenendo conto delle esigenze dell'impresa e degli interessi del lavoratore, con preavviso. Le chiusure collettive (agosto, ponti di fine anno) sono lo strumento più comune per smaltire i residui.
• Le ferie si perdono solo se l'azienda ha fatto la sua parte. Per la Corte di giustizia UE (Max-Planck, C-684/16, e Kreuziger, C-619/16) il diritto alle ferie minime si estingue solo se il datore dimostra di aver invitato concretamente il lavoratore a goderle e di averlo avvisato in tempo che altrimenti le avrebbe perse. La Cassazione segue la stessa linea: l'onere della prova è dell'azienda.
• Malattia e maternità sospendono. La malattia insorta durante le ferie, se certificata, ne interrompe il decorso; durante il congedo di maternità le ferie maturano ma non si possono godere, e vanno quindi recuperate dopo. In entrambi i casi il riporto è un diritto, non una concessione. Ne parliamo nell'articolo su congedo parentale e ferie.

Tutto quello che va oltre le quattro settimane è materia del CCNL: le ferie contrattuali aggiuntive, i ROL (riduzione orario di lavoro) e le ex festività. Molti contratti collettivi fissano una scadenza per goderli e prevedono che le ore non godute entro quel termine vengano pagate; altri ne consentono l'accumulo. È qui che la policy aziendale ha più spazio, sempre dentro il contratto applicato.

I cinque modelli di riporto, a confronto

All'estero si parla di "PTO rollover" e i modelli sono cinque. Non tutti funzionano in Italia:

In pratica, la combinazione che funziona per la maggior parte delle PMI italiane è: quota legale gestita secondo l'art. 10 con una scadenza aziendale anticipata per i residui, ferie contrattuali con tetto, ROL ed ex festività secondo il CCNL.

Se hai persone all'estero

Ogni Paese ha la sua regola, e la legge applicabile è quella del luogo dove la persona lavora abitualmente. Le differenze principali per chi lavora vicino all'Italia:

Per impostare regole diverse per Paese senza perdere il controllo, leggi la guida su come gestire le ferie dei dipendenti in più Paesi.

Come scrivere la regola in cinque passi

1. Separa le quote. Da una parte le quattro settimane legali (con le loro scadenze), dall'altra ferie contrattuali, ROL ed ex festività (con le regole del CCNL). Ogni contatore va tenuto separato, altrimenti a fine anno nessuno sa cosa scade e quando.
2. Fissa una scadenza aziendale. Il 31 marzo è la scelta più comune: lascia il tempo di smaltire i residui prima della stagione estiva e resta ben dentro i 18 mesi legali. Chi ha attività stagionali può scegliere il 30 giugno.
3. Metti un tetto alle ferie contrattuali. Per i giorni oltre il minimo legale, un riporto massimo di 5 giorni è un buon compromesso. Oltre i dieci giorni di residuo, di solito, le persone non stanno riposando.
4. Pianifica, non solo conteggia. Pubblica entro la primavera il piano ferie con le chiusure collettive, chiedi a chi ha residui alti di proporre le date e, se non lo fa, assegnale tu con preavviso, come ti consente l'art. 2109 c.c.
5. Lascia traccia scritta. Mostra a ogni persona il proprio saldo tutto l'anno, manda un promemoria scritto in autunno e uno prima della scadenza aziendale, e conservalo. È la prova che, secondo la Corte di giustizia UE, l'azienda ha davvero invitato a godere le ferie.

Esempi di calcolo

Prendiamo un'azienda con settimana di cinque giorni, 22 giorni di ferie legali più 2 contrattuali, scadenza aziendale dei residui al 31 marzo e giorni riportati che si consumano per primi.

• Caso normale. Giulia chiude l'anno con 6 giorni residui. I 6 giorni passano all'anno nuovo e il suo totale diventa 30. A febbraio prende 4 giorni, che scalano dai residui. A marzo l'azienda le assegna i 2 giorni rimasti prima della scadenza: nessun giorno si perde e nessun contributo matura.
• Residuo alto. Marco ha 14 giorni arretrati, una parte dei quali è vicina alla scadenza dei 18 mesi. L'azienda gli chiede di proporre le date entro due settimane; in mancanza, colloca le ferie con preavviso. Se arriva comunque alla scadenza legale, i contributi su quei giorni vanno versati.
• Part-time. Elena lavora tre giorni a settimana: le sue ferie si calcolano in proporzione e così il tetto sulle contrattuali (1 giorno invece di 2). Ragionare in settimane, non in giorni, evita gli errori.
• Malattia lunga. Luca è in malattia da ottobre a febbraio e non ha potuto godere 10 giorni: quei giorni si riportano per intero, a prescindere dalla scadenza aziendale, e vanno pianificati al rientro.
• Dimissioni. Paola si dimette a marzo con 5 giorni riportati e 3 maturati nell'anno: tutti e 8 vanno pagati nella busta paga finale. Il preavviso è il momento giusto per goderne una parte, ne parliamo nell'articolo sulla gestione delle ferie durante il preavviso.

Una clausola di esempio

Adatta numeri e date al tuo CCNL e inseriscila nel regolamento aziendale:

"Le ferie maturate e non godute nell'anno si riportano all'anno successivo. I giorni riportati vengono utilizzati per primi e devono essere goduti entro il 31 marzo; entro il 28 febbraio ciascuno propone le date per i propri residui, in mancanza l'azienda li colloca con almeno 15 giorni di preavviso. Le ferie contrattuali oltre il minimo di legge si riportano fino a un massimo di 5 giorni (in proporzione per il part-time). ROL ed ex festività seguono le scadenze del CCNL applicato. Le ferie non godute per malattia, maternità o altri congedi tutelati si riportano per intero. Le ferie non sono monetizzabili, salvo alla cessazione del rapporto. Ogni dipendente riceve un promemoria scritto del proprio saldo a ottobre e a febbraio."

Excel o software ferie?

Sulla carta il riporto è semplice; nel foglio di calcolo meno. Per ogni persona servono il residuo dell'anno precedente distinto per quota, la data di maturazione di ogni blocco per controllare i 18 mesi, la scadenza aziendale, i giorni goduti prima della scadenza e i contatori separati di ROL ed ex festività, magari in ore. Basta una richiesta a cavallo della scadenza, un cambio di orario o due persone che modificano lo stesso file a gennaio perché i saldi non tornino più, e il dipendente smette di fidarsi del numero.

Un software ferie fa gli stessi conti a ogni richiesta e mostra a ciascuno il proprio saldo, che è anche la prova dell'"invito a godere le ferie" richiesto dalla giurisprudenza. Qualunque strumento usi, verifica tre cose: che il tetto si possa impostare anche in mezze giornate, che i giorni riportati si consumino per primi e che si possano registrare eccezioni individuali senza toccare la regola di tutti.

Come gestire il riporto in Bueggio HR

In Bueggio HR il riporto si imposta in due campi:

1. Imposta il tetto. In Impostazioni, Tipi di assenza, la scheda "Riporto all'anno successivo" chiede il numero massimo di giorni che passano all'anno nuovo (anche mezze giornate, 0 significa nessun riporto). Vale solo per i tipi che scalano dal monte ferie, quindi malattia o smart working non si riportano mai per errore. La guida ai tipi di assenza mostra la scheda.
2. Imposta la scadenza. I giorni riportati possono non scadere mai oppure scadere dopo 1, 2, 3, 6 o 12 mesi dall'inizio del nuovo anno ferie. Vengono considerati usati per primi, quindi la scadenza toglie solo ciò che davvero non è stato goduto in tempo.
3. Tieni separati ROL ed ex festività. Per l'Italia i contatori di ROL ed ex festività in ore sono già integrati, separati dalle ferie, con il monte da configurare secondo il CCNL.
4. Registra le eccezioni a mano. Un aggiustamento aggiunge o toglie giorni a una persona per un solo anno ferie, con una motivazione scritta: per esempio "ferie non godute per malattia, da recuperare al rientro". Gli aggiustamenti entrano nel totale ovunque, dalla dashboard ai report.
5. Fai vedere il saldo a tutti. Ognuno vede i giorni che gli restano, riporto incluso, dalla dashboard e dal telefono; vedi saldi e contatori. I report con export CSV danno al consulente il quadro di fine anno di tutto il team.

I limiti, detti chiaramente: la regola di riporto è una per azienda, non per Paese o per persona (le eccezioni passano dagli aggiustamenti); la scadenza automatica più lunga è 12 mesi, quindi per seguire alla lettera i 18 mesi legali scegli "mai" e tieni d'occhio la data; e Bueggio HR non invia ancora un promemoria automatico prima della scadenza, quindi quello di ottobre resta da mandare a te. Il prezzo è unico, 1,30 € per utente al mese, i dati sono ospitati a Francoforte e il primo mese è gratuito, senza carta.

Domande frequenti

Le ferie non godute si possono riportare all'anno successivo?

Sì, e per legge in parte devono esserlo. L'art. 10 del D.Lgs. 66/2003 garantisce almeno quattro settimane di ferie l'anno: due vanno godute nell'anno di maturazione (consecutive, se il lavoratore lo chiede), le altre due entro i 18 mesi successivi alla fine di quell'anno, salvo un termine diverso fissato dal CCNL. Le ferie oltre le quattro settimane, i ROL e le ex festività seguono invece le regole del contratto collettivo. Il riporto non si può trasformare in denaro: le ferie si pagano solo quando il rapporto di lavoro finisce.

Entro quando vanno godute le ferie arretrate?

Le due settimane residue della quota legale vanno godute entro 18 mesi dalla fine dell'anno in cui sono maturate: per le ferie maturate in un anno solare, la scadenza è il 30 giugno del secondo anno successivo. Il CCNL può prevedere un termine diverso. Alla stessa scadenza l'azienda deve versare all'INPS i contributi sulle ferie ancora non godute, anche se non le paga, e se poi il lavoratore le gode quei contributi vengono recuperati. Per le ferie contrattuali oltre il minimo, i ROL e le ex festività valgono le scadenze del CCNL applicato.

Il datore di lavoro può far perdere le ferie non godute?

Per le quattro settimane legali, solo in casi limite. Secondo la Corte di giustizia UE (sentenze Max-Planck e Kreuziger) il diritto si estingue soltanto se l'azienda dimostra di aver invitato concretamente il lavoratore a goderle e di averlo avvisato per tempo che le avrebbe perse; altrimenti restano dovute e vanno pagate alla cessazione. Quello che il datore può fare, secondo l'art. 2109 del codice civile, è decidere il periodo delle ferie, comprese le chiusure collettive, e assegnare i residui entro una scadenza aziendale, comunicandolo per iscritto.

In sintesi

In Italia una buona policy di riporto non fa sparire giorni: li fa godere. Quota legale secondo l'art. 10 con una scadenza aziendale anticipata, tetto sulle ferie contrattuali, ROL ed ex festività secondo il CCNL, eccezioni per malattia e maternità, e un promemoria scritto prima di ogni scadenza. Il resto lo fa il calendario condiviso. Se i residui crescono comunque, il problema è a monte: trovi i cinque passi nella guida alle ferie non godute e il quadro completo nella guida al software per la gestione delle ferie. Poi imposta la tua regola di riporto in Bueggio HR e lascia che giugno arrivi senza sorprese.