Report des congés payés : règles, délais (31 mai, maladie 15 mois, CET) et comment écrire une politique de report

En bref : en France, les congés payés non pris à la fin de la période de prise sont en principe perdus, et le report n'existe que s'il est prévu (accord collectif, usage, décision de l'employeur) ou imposé par la loi (maladie ou accident avec un report de 15 mois, congé de maternité ou d'adoption, employeur qui n'a pas permis de les prendre). Une bonne politique de report pour une PME fixe donc quels jours peuvent passer d'une période à l'autre, combien et jusqu'à quand : par exemple 5 jours au-delà des quatre semaines, à prendre avant le 31 octobre, avec la cinquième semaine éventuellement versée sur un compte épargne-temps. Un logiciel de congés qui applique le plafond et l'échéance et montre à chacun son solde rend la règle vérifiable (Bueggio HR le fait, à partir de 1,30 € par utilisateur et par mois).

Chaque année au printemps, la même scène se répète. Le 31 mai approche, la moitié de l'équipe a encore huit jours sur le compteur « N-1 », l'autre moitié n'en a plus, et le responsable reçoit en même temps cinq demandes pour les deux dernières semaines de mai. Un salarié demande si ses jours « passent » sur la nouvelle période, personne n'a la réponse écrite, et l'expert-comptable rappelle que l'indemnité de congés payés ne se verse qu'au départ. Une règle de report écrite, connue et suivie toute l'année évite à la fois la course de mai et les compteurs qui gonflent jusqu'à la rupture du contrat.

Ce guide explique comment écrire cette règle : ce que dit le Code du travail, les cinq modèles possibles, comment choisir un plafond et une échéance, des exemples de calcul, une clause type et comment la gérer sans tableur. Pour savoir ce qui arrive à un jour non pris (reporté, perdu ou payé), lisez notre guide des congés non pris. Il s'agit de conseils opérationnels, pas d'un avis juridique : vérifiez toujours votre convention collective et votre accord d'entreprise.

Ce que dit le Code du travail sur le report

• Acquisition. Chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congé par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables (5 semaines) par an. Pendant un arrêt maladie d'origine non professionnelle, il en acquiert 2 par mois, dans la limite de 24 jours par an.
• Période de référence et période de prise. La période d'acquisition est fixée par accord d'entreprise ou de branche ; à défaut, elle court du 1er juin au 31 mai. La période de prise doit inclure le 1er mai au 31 octobre, pendant lequel se place le congé principal (au moins 12 jours ouvrables continus, au plus 24 en une fois, avec des jours de fractionnement si une partie est prise en dehors).
• Pas de report automatique. Les congés non pris à la fin de la période de prise sont en principe perdus. Ils peuvent être reportés si un accord collectif, un usage ou l'employeur le permet. Lorsque le temps de travail est aménagé sur l'année, un accord peut prévoir un report jusqu'au 31 décembre de l'année suivante.
• Reports de droit. Les congés que le salarié n'a pas pu prendre à cause d'une maladie ou d'un accident bénéficient d'une période de report de 15 mois (article L3141-19-1), qui court à partir de l'information donnée par l'employeur dans le mois qui suit la reprise du travail (article L3141-19-3). Les congés non pris à cause d'un congé de maternité ou d'adoption sont reportés après celui-ci (article L3141-2).
• La preuve pèse sur l'employeur. La Cour de cassation, comme la Cour de justice de l'UE (arrêts Max-Planck, C-684/16, et Kreuziger, C-619/16), exige que l'employeur prenne les mesures permettant au salarié de prendre effectivement ses congés et le prouve. S'il ne l'a pas fait, les jours ne sont pas simplement perdus : il doit des dommages et intérêts.
• Pas d'indemnité en cours de contrat. Les congés ne peuvent pas être remplacés par de l'argent tant que le contrat dure. L'indemnité compensatrice de congés payés n'est due qu'à la rupture.
• Le compte épargne-temps. S'il est mis en place par accord, le CET peut recevoir les jours de congé au-delà de 24 jours ouvrables, c'est-à-dire la cinquième semaine, ainsi que des RTT selon l'accord. C'est la forme française du « report illimité ».

Les RTT suivent leurs propres règles, fixées par l'accord qui les crée : dates de prise, éventuel report, versement au CET. Ils doivent avoir leur propre compteur, distinct des congés payés.

Les cinq modèles de report, comparés

Dans les pays anglo-saxons, on parle de « PTO rollover » et l'on distingue cinq modèles. Tous ne fonctionnent pas en France :

Si vous avez des salariés à l'étranger

Chaque pays a sa règle, et la loi applicable est en principe celle du lieu où la personne travaille habituellement. Les différences principales autour de la France :

Pour appliquer des règles différentes par pays sans perdre le fil, lisez notre guide pour gérer les congés des salariés dans plusieurs pays.

Écrire la règle en cinq étapes

1. Séparez les compteurs. Congés payés de l'année en cours, congés « N-1 », RTT, jours de fractionnement, CET : chaque compteur a ses règles et ses échéances. Mélangés, plus personne ne sait ce qui expire, ni quand.
2. Calez la période de prise. Si votre période de référence est du 1er juin au 31 mai, communiquez dès mars l'ordre des départs et les dates de fermeture, pour que le congé principal soit posé entre mai et octobre.
3. Décidez du report au-delà du minimum. Pour les jours qui dépassent les quatre semaines ou les jours conventionnels, un report plafonné à 5 jours, à prendre avant le 31 octobre, est un bon équilibre. Au-delà de dix jours en attente, les salariés ne se reposent généralement pas.
4. Prévoyez les reports de droit. Maladie, accident, maternité, adoption : ces jours sont reportés quel que soit votre plafond. Notez qui les valide, envoyez l'information obligatoire dans le mois qui suit la reprise et gardez-en une trace.
5. Prouvez que vous avez incité à poser les congés. Montrez à chacun son solde toute l'année, envoyez un rappel écrit au printemps et un autre avant l'échéance, et conservez-les. C'est ce qui rend la perte des jours opposable.

Exemples de calcul

Prenons une entreprise qui décompte en jours ouvrés : 25 jours ouvrés de congés payés (l'équivalent des 30 jours ouvrables), période de référence du 1er juin au 31 mai, report autorisé jusqu'à 5 jours à prendre avant le 31 octobre, jours reportés décomptés en premier.

• Cas standard. Camille termine la période avec 7 jours. 5 sont reportés, 2 sont perdus (après rappels écrits). Son total devient 30. Elle pose 3 jours en juillet, pris sur les 5 reportés ; au 31 octobre, les 2 jours reportés non pris expirent et son total passe à 28, dont 3 déjà pris.
• Temps partiel. Antoine travaille trois jours par semaine. Il acquiert les mêmes 2,5 jours ouvrables par mois qu'un temps plein, mais son plafond de report peut être exprimé en semaines (« une semaine ») pour rester équitable.
• Arrêt maladie. Léa est arrêtée de mars à juin et n'a pas pu prendre 12 jours. Dans le mois qui suit sa reprise, l'entreprise l'informe de ses 12 jours et de la date limite : elle a 15 mois pour les poser, indépendamment du plafond de 5 jours.
• RTT. Hugo a 3 RTT non pris en fin d'année. L'accord prévoit qu'ils sont perdus, sauf versement au CET : il choisit de les épargner. Rien ne passe dans le compteur des congés payés.
• Démission. Inès démissionne en février avec 5 jours reportés et 10 jours acquis sur la période en cours : ils lui sont payés via l'indemnité compensatrice dans son solde de tout compte. Notre article sur les congés pendant le préavis détaille les dernières semaines.

Une clause type

Adaptez les chiffres à votre convention collective et à vos accords, puis intégrez-la à votre note de service ou à votre règlement :

« Les congés payés acquis du 1er juin au 31 mai doivent être pris avant le 31 mai suivant. Les jours non pris à cette date peuvent être reportés dans la limite de 5 jours ouvrés (au prorata pour les temps partiels) ; ils sont décomptés en premier et doivent être pris avant le 31 octobre. Les congés non pris en raison d'une maladie, d'un accident, d'un congé de maternité ou d'adoption, ou à la demande de l'entreprise, sont reportés intégralement, conformément au Code du travail. La cinquième semaine peut être versée sur le compte épargne-temps dans les conditions de l'accord. Les RTT suivent les règles de l'accord qui les institue. Chaque salarié reçoit un rappel écrit de son solde en mars et en septembre. »

Tableur ou logiciel de congés ?

Sur le papier, le report est simple. Dans un tableur, il faut pour chaque salarié : le solde N-1 et le solde N, le plafond de report, la date d'échéance, les jours posés avant cette date, les reports de droit avec leur propre délai de 15 mois, les RTT, éventuellement le décompte en ouvrables ou en ouvrés. Une absence à cheval sur l'échéance, un passage à temps partiel ou deux personnes qui modifient le fichier en juin suffisent pour que les soldes ne correspondent plus au bulletin de paie, et les salariés cessent d'y croire.

Un logiciel de congés fait ces calculs à chaque demande et montre à chacun son propre solde, ce qui constitue aussi la preuve que l'employeur a mis le salarié en mesure de prendre ses congés. Quel que soit l'outil, vérifiez trois points : le plafond se règle en demi-journées, les jours reportés sont décomptés en premier, et l'on peut enregistrer des exceptions individuelles sans toucher à la règle commune.

Gérer le report dans Bueggio HR

Dans Bueggio HR, le report tient en deux champs :

1. Réglez le plafond. Dans Réglages, Types d'absence, la carte « Report à l'année suivante » prend le nombre maximal de jours reportés (demi-journées possibles, 0 signifie aucun report). Elle ne s'applique qu'aux types qui déduisent du solde, si bien que la maladie ou le télétravail ne sont jamais reportés par erreur. Le guide des types d'absence montre la carte.
2. Réglez l'échéance. Les jours reportés peuvent ne jamais expirer, ou expirer 1, 2, 3, 6 ou 12 mois après le début de la nouvelle année de congés. Ils sont décomptés en premier : l'échéance ne retire que ce qui n'a vraiment pas été pris à temps.
3. Choisissez l'année de congés. L'année peut commencer n'importe quel mois, donc une période du 1er juin au 31 mai fonctionne telle quelle. Le décompte en ouvrables ou en ouvrés, les RTT et les jours de fractionnement font partie des règles françaises intégrées.
4. Enregistrez les reports de droit à la main. Un ajustement ajoute ou retire des jours pour une personne et une année de congés, avec un motif écrit : par exemple « congés non pris pour maladie, report de 15 mois ». Il apparaît dans le total partout, du tableau de bord aux rapports.
5. Laissez chacun voir son solde. Chaque salarié voit ses jours restants, report compris, depuis son tableau de bord et son téléphone ; voir soldes et compteurs. Les rapports avec export CSV donnent au comptable la photographie de fin de période.

Les limites, en toute transparence : il y a une seule règle de report par entreprise, pas par pays ni par personne (les exceptions passent par les ajustements) ; l'échéance automatique la plus longue est de 12 mois, donc pour un report de 15 mois choisissez « jamais » et suivez la date ; et Bueggio HR n'envoie pas encore de rappel automatique avant l'expiration des jours reportés, le rappel de printemps reste donc à faire par vous. Le tarif est unique, 1,30 € par utilisateur et par mois, les données sont hébergées à Francfort et le premier mois est gratuit, sans carte.

Questions fréquentes

Peut-on reporter ses congés payés sur l'année suivante ?

Pas automatiquement. En principe, les congés payés doivent être pris pendant la période de prise fixée dans l'entreprise, et les jours non pris à son terme sont perdus. Le report est possible si un accord collectif, un usage ou l'employeur l'autorise, et il est de droit dans certains cas : congés non pris à cause d'une maladie ou d'un accident (report de 15 mois), d'un congé de maternité ou d'adoption, ou parce que l'employeur n'a pas permis de les prendre. La cinquième semaine peut aussi être placée sur un compte épargne-temps, s'il existe.

Que deviennent les congés payés non pris au 31 mai ?

Si la période de prise se termine au 31 mai (ou à la date fixée par l'accord d'entreprise), les congés non pris sont en principe perdus, sans indemnité. Ils ne sont pas perdus si l'employeur n'a pas mis le salarié en mesure de les prendre : c'est à lui de prouver qu'il l'a informé et incité à les poser, faute de quoi il doit des dommages et intérêts. Ils sont reportés de droit en cas de maladie, d'accident ou de congé de maternité, et un accord ou un usage peut prévoir un report plus large.

Combien de temps dure le report des congés payés après un arrêt maladie ?

Quinze mois. Depuis la réforme qui a mis le Code du travail en conformité avec le droit européen, le salarié qui n'a pas pu prendre ses congés à cause d'une maladie ou d'un accident dispose d'une période de report de 15 mois (article L3141-19-1). Dans le mois qui suit la reprise du travail, l'employeur doit l'informer du nombre de jours dont il dispose et de la date jusqu'à laquelle il peut les prendre (article L3141-19-3) ; le délai de 15 mois court à partir de cette information. Un accord collectif peut prévoir une durée plus longue.

En résumé

En France, le report des congés payés est l'exception, et c'est précisément pour cela qu'il faut l'écrire : quels jours peuvent passer d'une période à l'autre, combien, jusqu'à quand, avec les reports de droit pour la maladie et la maternité, le CET pour la cinquième semaine et des rappels écrits avant chaque échéance. Le reste, le calendrier partagé s'en charge. Si les compteurs gonflent malgré tout, le problème est en amont : retrouvez les cinq étapes dans notre guide des congés non pris, la règle en cas de congé maternité ou parental, et la vue d'ensemble dans notre guide du logiciel de gestion des congés. Puis réglez votre report dans Bueggio HR et abordez le 31 mai sereinement.