I migliori software di gestione ferie multi sede (2026)

Risposta breve: il miglior software di gestione ferie multi sede per la maggior parte delle PMI è Bueggio HR: festivi che seguono la persona (47 Paesi precaricati), settimana lavorativa personale, un approvatore, un tetto di assenze, un blocco date e un feed calendario per ogni sede, approvazioni con un clic da email, Slack o Microsoft Teams, ferie, ROL ed ex festività a ore già configurati per l'Italia, e un solo prezzo (1,30 € per utente al mese, nessun minimo, primo mese gratis). Vacation Tracker è la scelta per chi vive dentro Slack o Teams; Calamari se vuoi anche la rilevazione presenze dallo stesso fornitore; absence.io per i team di lingua tedesca; LeaveBoard se con nove persone vuoi restare gratis; Leave Dates per il piano a pagamento più economico.

Gestire le ferie di una sede sola è un problema risolto. Gestirle per tre sedi, o per tre Paesi, è un problema diverso, non solo più grande. Ogni sede porta i suoi festivi (il patrono di Milano non è quello di Roma), la sua settimana lavorativa, spesso il suo CCNL con ROL ed ex festività conteggiati a ore, e il suo responsabile che dovrebbe approvare, con i suoi orari. Un foglio Excel con una sola colonna "festivi" si rompe al primo Sant'Ambrogio. Questa guida classifica i sei migliori software di gestione ferie multi sede, giudicati su ciò che più sedi mettono davvero alla prova: calendario festivi per persona, approvatori e regole per sede, lingue, prezzo a dimensioni reali e dove stanno i dati. I prezzi sono stati verificati sulle pagine dei fornitori tra luglio e ottobre 2026 e sono documentati nelle nostre pagine di confronto; ricontrollali sui siti linkati prima di acquistare. Se il tuo team è distribuito più che multi sede (tutti in smart working, nessuno condivide un ufficio), leggi la classifica gemella dei migliori strumenti per team in remoto; questa parla di sedi, Paesi e delle regole che cambiano tra l'una e l'altra.

Cosa chiede davvero una gestione ferie multi sede

Prima della classifica, la lista di controllo che abbiamo usato. Uno strumento merita l'etichetta solo se copre quasi tutti questi punti senza acrobazie:

• Festivi per persona, non per azienda. La sede di Milano è chiusa il 7 dicembre (Sant'Ambrogio), quella di Roma il 29 giugno (SS. Pietro e Paolo), quella di Lugano segue il calendario ticinese. Il calendario deve seguire il dipendente.
• Settimana lavorativa per persona. Il negozio aperto il sabato, l'ufficio su cinque giorni e il part-time verticale devono vedere contatori corretti sullo stesso planning.
• Approvatori per sede, che decidono in modo asincrono. Se il responsabile di Bari deve entrare nel gestionale durante l'orario di Milano, le richieste aspettano un giorno.
• Guardrail per sede. Un massimo di persone assenti contemporaneamente per sede, e blocchi date per l'inventario di dicembre solo in quel magazzino.
• Lingue e regole locali. I dipendenti leggono lo strumento nella loro lingua, e i ROL della sede italiana non sono "tipo ferie 2": sono un contatore a ore.
• Prezzo onesto alla tua dimensione. Minimi mensili o soglie di 10 o 15 licenze possono triplicare il listino per un'azienda con tre piccole sedi.
• Dati in un luogo che sai nominare. Più sedi in Europa sono più rapporti di lavoro sotto GDPR: "nel cloud" non è una risposta.

La classifica in sintesi

1. Bueggio HR: il miglior software di gestione ferie multi sede

Ideale per: aziende da 5 a 200 persone con due o più sedi, in Italia o in dieci Paesi.

Bueggio HR è al primo posto perché il caso multi sede è il progetto di base, non un piano superiore. I festivi seguono la persona: l'amministratore assegna a ogni dipendente un Paese dei festivi tra 47 calendari precaricati (nella scheda della persona, volutamente non self-service) e da quel momento il planning, il preventivo della richiesta e ogni calcolo dei contatori usano il calendario di quella persona. Aggiungi i patroni e le chiusure aziendali e le sedi di Milano, Lione e Valencia vedono ciascuna i propri giorni rossi su un unico planning condiviso. Ogni persona può avere anche una settimana lavorativa personale, quindi il negozio aperto il sabato, il part-time verticale e l'ufficio su cinque giorni scalano tutti correttamente. La guida ai festivi mostra l'importazione in un clic.

Le sedi si modellano come reparti, e ogni reparto porta con sé ciò che serve a una sede: il proprio approvatore (con deroga per persona quando qualcuno riporta a un'altra sede), un tetto di assenze contemporanee (mai più di due persone fuori dal banco di Lione insieme), blocchi date per una sola sede (la settimana di inventario del magazzino) o per tutta l'azienda, follower che ricevono un'email informativa quando qualcuno della sede è assente, un feed iCal per reparto per il calendario locale e un riepilogo quotidiano "chi è fuori" pubblicato nel canale Slack di quella sede all'ora che scegli. L'approvatore decide con un clic dall'email di notifica, da Slack o da Microsoft Teams, senza fare login, così una richiesta partita da Bari non aspetta l'orario d'ufficio di Milano.

Dove la maggior parte dei tool multi sede si ferma a "un calendario festivi per ufficio", Bueggio HR porta anche la meccanica normativa di tre Paesi: ferie, ROL ed ex festività a ore secondo il CCNL per l'Italia, conteggio in jours ouvrables o ouvrés e RTT per la Francia, extra da convenio e giorni di libre disposición per la Spagna. L'interfaccia e ogni email parlano italiano, francese, spagnolo e inglese, per utente: il team di Torino e quello di Barcellona leggono ciascuno la propria lingua nello stesso workspace, e l'organigramma disegna tutte le sedi dagli stessi dati. I report filtrano per reparto e l'export paghe mensile copre tutte le sedi in un file solo da girare al consulente del lavoro (date e tipologie, mai le note). I dati stanno a Francoforte, con DPA pubblicato, export ed oblio GDPR self-service: esattamente ciò che un'azienda con contratti in più Paesi UE deve poter dichiarare. Il prezzo è il più semplice della categoria: 1,30 € per utente al mese, un solo piano con tutto incluso (Slack, Teams, sincronizzazione calendari, API, SSO), nessun minimo di spesa, e il primo mese gratis senza carta.

Limite da conoscere: non è una suite HR (niente paghe, timbrature o valutazioni), e i calendari regionali e le chiusure aziendali si impostano a livello di organizzazione e non per sede: due uffici spagnoli in comunità autonome diverse condividono un solo calendario regionale e i festivi della seconda comunità si aggiungono a mano.

2. Vacation Tracker: il migliore per chi vive in chat

Ideale per: aziende in cui ogni sede lavora dentro Slack, Microsoft Teams o Google Workspace.

Vacation Tracker tratta le sedi come oggetto di prima classe: crei un ufficio, gli agganci calendario festivi e giorni lavorativi, e sopra ci stratifichi le policy, tutto dalla chat che le persone già usano. Richieste, approvazioni e notifiche quotidiane restano dentro Slack, Teams o Google Workspace, con una dashboard web dietro, e l'adozione tra sedi è quasi immediata. API aperta e Zapier coprono le integrazioni che le chat non hanno.

Il piano Core costa 2 $ per utente al mese e Complete 4 $, ma attenzione ai minimi: i piani fatturano almeno 50 e 100 $ al mese, quindi tre uffici da quattro persone pagano in pratica 5-10 $ a testa, e la profondità che un'azienda multi sede vuole (maturazione, blackout, approvazioni a più livelli) sta in Complete. Nel nostro confronto con Vacation Tracker trovi tutti i conti.

Limite da conoscere: i minimi mensili ne fanno uno dei più cari a testa per le piccole dimensioni, l'interfaccia è solo in inglese e non esistono regole normative per Paese: i ROL sono una policy che modelli tu.

3. Calamari: il migliore se vuoi anche le presenze

Ideale per: aziende multi Paese che vogliono ferie e timbrature dallo stesso fornitore, in molte lingue.

Calamari è una piattaforma modulare di Varsavia: un modulo Time Off, uno Time & Attendance, Core HR e Performance, acquistabili separatamente. Per più sedi copre bene le basi: policy di assenza multi Paese, oltre 110 calendari festivi, fusi orari, maturazione con riporto automatico, app native iOS e Android e interfaccia in 13 lingue, che conta quando l'ufficio di Lisbona non legge il polacco o l'inglese.

Il modulo Time Off costa 2 € per utente al mese con fatturazione annuale (2,50 € mensile) con un minimo di 10 licenze, quindi la configurazione più piccola parte da circa 240 € l'anno; il SAML SSO è un add-on a pagamento. Il nostro confronto con Calamari elenca cosa sta in quale modulo.

Limite da conoscere: la pagina sicurezza dice "ospitato su AWS" senza nominare la regione, domanda vera per un'azienda multi sede in UE; le regole di Italia, Francia o Spagna non sono integrate; e il prezzo modulare sale in fretta appena vuoi anche le presenze.

4. absence.io: il migliore per i team di lingua tedesca

Ideale per: aziende con sedi in Germania, Austria o Svizzera che vogliono server in Germania.

absence.io viene da Monaco di Baviera, ospita su server certificati ISO in Germania, offre DPA e DPO esterno, gestisce calendari festivi nazionali e regionali, app native e approvazioni da Slack. Per un'azienda centrata sull'area DACH con una filiale in Italia è una scelta credibile e seria sulla privacy.

La gestione assenze è il piano Starter a 2,99 € per utente al mese; Pro (4,99 €) aggiunge rilevazione presenze, fascicolo digitale e SSO; Complete (7,99 €) aggiunge note spese, DATEV e accesso API, con il 10% di sconto sull'annuale. Il nostro confronto con absence.io va funzione per funzione.

Limite da conoscere: l'interfaccia parla tedesco, inglese e spagnolo ma non italiano né francese, quindi la sede di Torino lo legge in una seconda lingua; SSO e API stanno nei piani superiori; e le policy sono configurazione generica, non regole di CCNL.

5. LeaveBoard: il miglior piano gratuito

Ideale per: aziende con nove persone o meno tra tutte le sedi, o molto sensibili al prezzo.

LeaveBoard è un tracker rumeno noto per un piano davvero gratuito fino a 9 dipendenti. Porta festivi per oltre 50 Paesi, rubrica dipendenti, sincronizzazione con Google, Outlook e iCal, un chatbot Slack per prenotare e approvare, e interfaccia in inglese, tedesco, francese, spagnolo e rumeno. Il piano PRO costa 1,35 $ per utente al mese con fatturazione annuale (il mensile costa di più), in dollari.

Limite da conoscere: la gestione multi sede è meno profonda dei tool sopra (le policy sono un calcolatore generico, senza veri controlli per sede), mancano Microsoft Teams e un'API pubblica, non c'è l'italiano, e la privacy policy non nomina regione di hosting, subfornitori né un DPA pubblico. Dettagli nel nostro confronto con LeaveBoard.

6. Leave Dates: il piano a pagamento più economico

Ideale per: piccole aziende a impronta britannica che vogliono un planning curato al prezzo più basso.

Leave Dates è uno dei tool più simpatici della categoria: planning in tempo reale, piano gratuito per i team più piccoli e prezzi onesti da 0,75 £ per utente al mese con fatturazione annuale. Le sedi si gestiscono con impostazioni per location e raggruppamenti per team, abbastanza per un'azienda con un paio di uffici e policy semplici, e i dati stanno su AWS in Irlanda.

Controlla prima la griglia dei piani: sincronizzazione con Google e Outlook e riepiloghi Slack stanno in Essential (1,50 £), API, SSO e webhook in Plus (1,88 £), e il mensile toglie lo sconto del 25%. Il nostro confronto con Leave Dates spiega cosa sta in quale livello.

Limite da conoscere: interfaccia solo in inglese e prodotto dichiaratamente costruito per team britannici, quindi terminologia e default funzionano meglio quando la maggior parte delle sedi è nel Regno Unito.

Alternative locali da considerare

Due nomi italiani di mercato tornano spesso quando le sedi sono tutte in Italia e si cerca una suite HR più che un software ferie. Factorial (da 5,90 € per dipendente al mese) è una piattaforma HR con le assenze come modulo accanto a presenze, documenti e paghe: se ti serve la suite, metti in conto la suite, e leggi il nostro confronto con Factorial per i conti sulle sole assenze. Sesame HR (da 4,75 € per utente al mese con fatturazione annuale, minimo 15 dipendenti) è l'altra suite diffusa tra le PMI italiane; il confronto con Sesame HR mostra dove il minimo di licenze e i moduli cambiano il prezzo reale. Per una sede in Svizzera italiana ricorda che il calendario ticinese e la settimana contrattuale sono diversi: scegli uno strumento che li assegni alla persona, non all'azienda.

Come scegliere per più sedi

Tre domande decidono. Festivi e settimana lavorativa seguono la persona? Se lo strumento ha un calendario aziendale unico con le "sedi" aggiunte sopra, prova cosa succede a un part-time che cambia ufficio. Chi approva, e da dove? Un approvatore per sede che decide da email o chat senza login toglie un giorno di latenza; una casella HR centrale lo rimette. Quanto costa al tuo organico reale? Minimi mensili, soglie di 10 o 15 licenze e funzioni parcheggiate nei piani superiori possono raddoppiare il listino per un'azienda con tre piccole sedi: confronta il totale mensile, non la tariffa per utente. Per la lista di controllo completa leggi la nostra guida alla scelta di un gestionale ferie, per l'approfondimento di categoria la guida completa ai software di gestione ferie, e se le sedi sono tutte in Italia i tre migliori software di gestione assenze in Italia.

Domande frequenti

Qual è il miglior software di gestione ferie per un'azienda con più sedi?

Per la maggior parte delle PMI con più uffici, negozi o Paesi la nostra prima scelta è Bueggio HR: ogni persona segue il calendario festivi del proprio Paese (47 Paesi precaricati) e la propria settimana lavorativa, ogni sede ha il suo approvatore, il suo tetto di assenze contemporanee, i suoi blocchi date e il suo feed calendario, i responsabili approvano con un clic da email, Slack o Microsoft Teams, e le regole italiane (ferie, ROL ed ex festività a ore) sono già pronte. Un solo prezzo: 1,30 € per utente al mese, nessun minimo, primo mese gratis. Chi vive dentro Slack o Teams valuti anche Vacation Tracker; chi vuole anche la rilevazione presenze dallo stesso fornitore guardi Calamari.

Come si gestiscono i festivi quando i dipendenti lavorano in sedi diverse?

Serve uno strumento in cui il calendario festivi segue la persona, non l'azienda. In Bueggio HR l'amministratore assegna a ogni persona il suo Paese dei festivi: chi lavora a Lugano pianifica sui festivi svizzeri mentre il collega di Milano segue quelli italiani, i contatori sono calcolati sul calendario e sulla settimana lavorativa di ciascuno e il planning condiviso mostra comunque tutte le sedi in un'unica vista. I patroni e le chiusure aziendali si aggiungono a livello di organizzazione.

In un software ferie multi sede serve un approvatore diverso per ogni sede?

Sì: un'unica casella HR che approva per cinque sedi diventa un collo di bottiglia. In Bueggio HR ogni reparto (usali come sedi) ha il proprio approvatore, ogni persona può avere un approvatore personale in deroga, e l'approvatore decide dall'email di notifica, da Slack o da Teams senza fare login, così una richiesta partita da Bari non aspetta l'orario d'ufficio di Milano.

In conclusione

La gestione ferie multi sede non è un foglio più grande: sono festivi, settimane lavorative, approvatori e regole diversi per sede, tenuti su un unico planning. Bueggio HR guida questa classifica perché fa esattamente questo a 1,30 € per utente al mese senza minimi: festivi per persona per 47 Paesi, approvatori, tetti e blocchi per sede, approvazioni con un clic da email, Slack o Teams, ROL ed ex festività a ore, quattro lingue per utente e dati a Francoforte. Scegli Vacation Tracker se la chat è tutto il tuo flusso, Calamari se ti servono anche le presenze, absence.io per le sedi di lingua tedesca, LeaveBoard se in nove volete restare gratis, Leave Dates per il piano a pagamento più basso. Qualunque sia la scelta, provala su un mese vero di richieste da due sedi prima di decidere.